Tomar decisiones

Tomar decisiones en un grupo puede ser muy difícil, dado que los puntos de vista pueden ser diferentes y hay que ponerse de acuerdo. Por otra parte, las decisiones que se tomen serán sólidas y equilibradas porque no sólo se habrá manejado más información sino que, además, más personas habrán discutido sobre los distintos aspectos de un asunto. Este último punto es importante porque, a menudo, se olvida que tomar una decisión también incluye llevarla a cabo.

Los grupos o las asociaciones que no son capaces de llegar a ninguna conclusión, se vienen abajo muy pronto. Una parte del problema proviene, frecuentemente, de no conocer qué se debe hacer y qué no se debe hacer al tomar una decisión. En este apartado exponemos las seis fases básicas por las que tiene que pasar un grupo antes de tomar una decisión.

Fase nº 1

Conocer el problema a fondo

Es fácil tomar una decisión precipitada sin entender, completamente, el problema. Es de sentido común emplear algún tiempo en despejar el problema y determinar sus detalles importantes. Puede ser útil intentar describir el problema en cuatro líneas. Por ejemplo:

«Los hijos de los miembros de la Asociación de Vecinos no van a tener una fiesta estas Navidades porque el Centro Cívico está cerrado. La asociación de vecinos nos ha preguntado si podemos organizar algo. ¿Qué les podemos responder?».

Fase nº 2

Decidir qué información es necesaria y asegurarse de que todos aquellos comprometidos en la decisión la tengan.

Si mejoran la calidad de la información, mejorarán la calidad de la decisión. El primer movimiento es decidir qué información creen que necesitan, incluyendo las opiniones e intereses de otros. Por ejemplo, en el supuesto de la fiesta de la Asociación de Vecinos necesitarán saber:

¿Cuántos niños van habitualmente a esa fiesta?

¿Debemos organizar otra fiesta similar este año?

¿Existen otras razones en la Asociación de Vecinos para no hacerla?

¿Qué implica su organización? Por ejemplo, «catering», costes, etc.

Algunas informaciones puntuales podrán ser de mayor utilidad que otras. Por ejemplo, en este apartado podrían estimar el coste y qué incluye el «catering». No olviden que las emociones, los sentimientos y los pareceres de la gente son piezas importantes que nos proporcionan información.

Si no tienen la información, entonces tendrán que salir a buscarla.

Fase nº 3

Hacer una lista de las posibles soluciones a cada problema y buscar los puntos negativos y positivos de cada una de ellas.

Un error muy común, en el momento de tomar una decisión, es empezar desde esta fase sin tener claro cuál es el problema y sin disponer de la información suficiente que nos permita tomar la decisión adecuada.

Esta fase se divide en dos partes.

1ª. Hacer una lista con las posibles soluciones. Es mejor no hablar de soluciones hasta que no se tenga una buena lista de alternativas. Una manera para hacerlo es mediante una reunión creativa o «brainstorming».

Siguiendo con el ejemplo de la fiesta, se puede hacer una lista como ésta:

– olvidarse de la fiesta.

– organizarla.

– hablar con alguna institución para ver si pueden hacerlo ellos. Por ejemplo, el Ayuntamiento, el consejo de la juventud,…

– hacer un pequeño acto

– ofrecer nuestro local a la Asociación de Vecinos.

2ª. Ordenar la información tomando como base las posibles alternativas. Como se trata de un trabajo minucioso, es preferible dividir el grupo para hacerlo con mayor rapidez.

Intenten organizar los puntos en tres columnas:

PROS – CONTRAS – SIN OPINIÓN

Fase nº 4

Escoger una estrategia

Algunas decisiones son fáciles de tomar porque una vez definido el problema las posibles soluciones a éste son claras; para tomar otras, en cambio, necesitarán seguir todas las fases. Muchas asociaciones encuentran que esta fase es la más fácil. A menudo, será bastante sencillo desechar un buen número de posibles soluciones y tener en cuenta, solamente, dos o tres alternativas.

Volviendo al ejemplo de la fiesta de Navidad, si al hacer la lista de los pros y los contras, los primeros fueran mucho más numerosos que los segundos, estaría clara la solución que hay que elegir. Deberían saber de antemano cómo tomar las decisiones; por ejemplo, por mayoría simple de votos, por consenso, etc.

Fase nº 5

Llevarla a cabo

Cuando hayan completado el plan, pueden empezar a ponerlo en práctica. Para ello, en el ejemplo de la fiesta de Navidad, necesitarán saber:

– quién se pondrá en contacto con la Asociación de Vecinos y cuándo.

– qué va a ofrecer, exactamente, la asociación.

– cuál es el siguiente paso si están de acuerdo.

Fase nº 6

Repasar lo sucedido hasta el momento

Habitualmente, esta fase se olvida. Se puede aprender mucho revisando las decisiones tomadas por el grupo y la forma en que éstas se han llevado a cabo. Si alguna cosa no funcionó, necesitan saber el porqué para poder tomar las medidas correspondientes.

Finalmente, una buena decisión:

– es aceptada por todos

– hace que sucedan cosas

– se corresponde con los hechos/recursos

– se realiza en el momento preciso

– se lleva a cabo por la gente adecuada

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