«Producir» noticias es importante porque puede:
– ayudar a difundir los temas
– proporcionar dinero, socios y colaboradores
– presionar a los que toman las decisiones
– atraer más gente a las actividades que organizan
Aunque algunas noticias pueden ser negativas. Las cosas que hacen y la manera de presentarlas podrían hacerles impopulares entre la gente a quien están tratando de influir. Por lo tanto, es necesario que tengan mucho cuidado en el modo de utilizar la prensa y en como ésta les utiliza a ustedes.
¿Qué es noticia?
Si preguntan a un periodista por el significado de la palabra «noticia», la definición será más o menos: «información sobre acontecimientos importantes o poco habituales».
No obstante, podríamos pensar que las noticias no son necesariamente lo que los periodistas entienden como tales.
Si quieren ver sus actividades publicadas o mencionadas en la radio, o en la prensa local es importante examinar qué es «noticiable» para los periodistas. Se suelen mencionar cinco aspectos:
LA CONFLICTIVIDAD
LAS PRIVACIONES O EL PELIGRO PARA LA COMUNIDAD
EL ESCÁNDALO
LOS HECHOS INSÓLITOS
LAS PROEZAS
Los periódicos son empresas cuyo propósito es obtener beneficios; por lo tanto, deben vender. Las noticias tienen que ser tanto un entretenimiento como una información, deben contener un aspecto de «interés humano», un drama. Una rápida ojeada a los titulares de cualquier periódico mostrará la verdad de estas afirmaciones. Por ejemplo:
«Unos jóvenes impiden el cierre de una Casa de Juventud» (conflicto)
«Aumenta el agujero en la capa de ozono» (peligro para la comunidad)
«Descubierto un nuevo fraude a la Seguridad Social» (escándalo)
«Una asociación juvenil recibe una donación de 100 millones» (hecho insólito)
«Un joven encuentra trabajo fijo en 24 horas» (proeza)
Los diferentes periódicos y programas de radio pueden tener ideas diferentes sobre lo que es importante; por lo tanto, tienen que enfocar el artículo de un modo que interese a las personas a quienes se dirigen, para ello deberán analizar constantemente lo que hace el grupo y escoger los hechos «noticiables».
Cómo «crear» noticias
1ª Etapa
Designar un jefe de prensa
El primer paso es tener un responsable de la publicidad y de las relaciones con la prensa. Esto se hace para que toda la publicidad del grupo esté coordinada y porque a los periodistas les gusta saber con quién han de contactar para un artículo. Esta persona, normalmente, es el Jefe de Publicidad o de Prensa.
Los grupos que quieren compartir esta tarea tan importante de «crear» noticias pueden organizar las cosas de forma que diferentes personas tengan asignado un periódico o una emisora de radio. Sin embargo, pueden surgir problemas en el momento de coordinar la «cobertura» de la noticia. Es vital que todo el mundo difunda una historia consistente.
Los jefes de prensa deben tener capacidad para redactar en un lenguaje claro y, además, para reconocer el tipo de historias o anécdotas que sean «noticiables». También deben saber hablar bien y tratar con la gente, dado que es probable que tengan que «vender» su producto.
2ª Etapa
Estar preparados
Los jefes de prensa deben estar preparados. Tienen que:
saber lo que quiere conseguir el grupo y como pretende hacerlo, de forma que cuando llegue el momento puedan redactar un artículo.
conocer el mercado: los diferentes estilos de los periódicos y programas de radio, sus temas de interés, etc. Esto significa mantener al día datos referentes a:
– periódicos locales y regionales, y radio. Siempre es útil tener sus números de teléfono; se pueden encontrar en las páginas amarillas.
– periodistas locales; dónde trabajan, cuáles son sus temas de interés, etc.
– boletines y revistas de otras organizaciones
– cualquier otro contacto útil, como los periodistas de las agencias de prensa nacionales.
saber qué periódicos son los más leídos y qué programas de radio son los más escuchados por la gente.
darse a conocer a los periodistas. Es útil conocer «personalmente» a aquellos que tienen que tratar. Se puede dar coba a los periodistas locales para que escriban un artículo favorable.
3ª Etapa
Estar atentos a vuestra oportunidad
Analicen la prensa y estudien cuál es el mejor momento para publicar el artículo. Cuanta más relación tenga éste con la actualidad, más resonancia tendrá.
Una buena estratagema es tratar de relacionar el mensaje con otras noticias, artículos y acontecimientos. Por ejemplo, si están haciendo una campaña destinada a conseguir que se adapten las instalaciones de la casa de juventud para los jóvenes con discapacidades pueden aprovechar la presencia de periodistas en un acontecimiento deportivo para disminuidos («Tienes que ser un atleta para subir las escaleras de tu Casa de Juventud», etc.).
Si sienten la tentación de publicar el artículo demasiado pronto, pensando sólo en conectarlo con los acontecimientos, deben tener presente el calendario del resto de la campaña y relacionarlo con la publicidad.
4ª Etapa
Comunicar las noticias a tiempo
La prensa tiene unos horarios muy estrictos. Los artículos deben realizarse a tiempo para conseguir que sean publicados. Como guía aproximativa, los plazos son los siguientes:
– Periódicos semanales – 2 ó 3 días antes de la publicación. Si el semanario sale los viernes, las noticias han de llegar a la redacción el lunes/martes.
– Periódicos de la mañana – a partir de las 16 h. del día anterior, pero es mejor antes (por la mañana).
– Radio local – para los programas de noticias, aproximadamente una hora antes de la emisión.
– Revistas semanales – al menos 4 ó 5 días antes de la distribución, una semana para estar seguros.
– Revistas mensuales – por lo menos 4 semanas antes de la distribución.
Estos plazos sirven para los artículos que manden a la redacción pero si quieren que un periodista asista a un acto es vital que avisen mucho antes (3 semanas). Uno de los principales motivos por los que no se cubren muchos actos es por no haber avisado a la prensa con la antelación suficiente.
5ª Etapa
Actuar
Las tres maneras básicas de actuar son:
hablar con los periodistas
publicar una nota de prensa
escribir una carta al director
Hablar con los periodistas
Siempre que hablen con los periodistas tienen que saber lo que quieren decir, no digan más de la cuenta. Deben observar las siguientes pautas:
– No precipitarse: si tienen alguna duda, esperen hasta estar seguros antes de concertar la cita para no olvidar nada y poder decir, exactamente, lo que quieren que publiquen, anoten los puntos principales que hay que tratar.
– Intentar imaginar como serán interpretadas sus palabras: den siempre una explicación aunque no tengan nada que decir o estén negando alguna cosa. Sean positivos.
– Ser amables: recuerden que los periodistas, a menudo, les pueden hacer un favor.
– Tener cuidado con los resúmenes: una técnica habitual entre los periodistas es formular una larga pregunta que sólo admite como respuesta, sí o no. Contestando sí o no, pueden estar aceptando alguna cosa que ha dicho el periodista y que no han entendido.
– Prestar atención al teléfono: la mayor parte del trabajo de los periodistas se hace por teléfono. Recuerden que la gente suele hablar más cuando está al teléfono que en una entrevista cara a cara; por lo tanto, es fácil hablar más de lo necesario.
– Tener cuidado con el «off the record» – A veces, un grupo o un individuo quieren que se publique una información, pero no quieren que figure su nombre. En este caso, deben indicarlo al periodista y dejar bien claro, desde el principio, que determinada información se da «off the record». En general, los periodistas sospechan de las peticiones «off the record» a no ser que éstas tengan un valor «noticiable» real; de ahí que sea mejor evitarlas.
– Si tienen algo más que decir hablar de nuevo con el periodista – Si han olvidado algo o tienen más información, llamen otra vez al periodista. Vale la pena hacer este esfuerzo si el tema es importante.
Si el periódico tiene especialistas, traten de encontrar el adecuado. Recuerden que, al final, deben realizar un resumen de los principales puntos de la conversación.
La nota de prensa
A los periodistas les gustan las notas de prensa porque les facilitan el trabajo; se les dan las noticias hechas y no tienen que ir a buscarlas.
Las notas también son convenientes para el grupo ya que, por lo general, las palabras utilizadas en éstas son mucho más meditadas que las empleadas en una conversación.
Además, es más probable que sean capaces de precisar, exactamente, los temas que quieren tratar al ponerlos por escrito que durante una entrevista. Por último, una nota deja constancia de lo que han dicho, por lo tanto, recuerden que es necesario guardar una copia para sus archivos.
Más adelante explicamos como redactar y publicar una nota de prensa.
Cartas al director
La gente suele leer detenidamente las cartas de los lectores de los periódicos; por consiguiente, pueden ser un buen lugar para difundir una opinión. Por ejemplo, se pueden usar para:
comentar alguna cosa que ya ha sido escrita en el periódico o revista, o que ha sucedido recientemente.
suscitar determinados temas
agradecer a la gente favores o atenciones para con el grupo; por ejemplo, el haber dado su apoyo a un acto.
Las cartas han de ser breves, si son demasiado largas, el director puede recortarlas o incluso no publicarlas. Si es posible, escríbanlas a máquina. Es conveniente añadir muchas firmas. Hagan constar el nombre debajo de la firma de forma que se pueda leer. Guarden siempre una copia de lo que mandan.
6ª Etapa
Hacer un seguimiento
Es necesario archivar todo lo que la prensa o la radio hayan dicho de la historia. Comprueben si han sido fieles a la verdad y si han destacado los aspectos que querían. Si no ha ido bien, hagan un artículo complementario para dejar las cosas claras. También es importante comprobar si ha habido alguna reacción posterior.
ATENCIÓN
No se obsesionen con la prensa. Pueden terminar trabajando para el periodista y no para la campaña.
La nota de prensa
Una nota puede:
dar a conocer información reservada
anunciar un acto que está a punto de ocurrir
ser un informe de una reunión, acto o discurso
proporcionar datos sobre una campaña
ser la base de una entrevista
Cómo escribir una nota de prensa
El tema, ¿es noticia?
A los periodistas les gusta que los temas de sus artículos tengan interés humano o una importancia excepcional; por tanto, la primera pregunta que se deben hacer es la siguiente: ¿reúne el tema alguna de esas características? Si no es así actúen. Por ejemplo, en lugar de decir que no están de acuerdo con que el Ayuntamiento recorte el presupuesto de los centros juveniles, expliquen los efectos que esto puede provocar: que los niños se queden sin vacaciones en verano, etc.
El estilo correcto
Miren como están escritas las noticias en el periódico con el que están tratando. Procuren redactar con un estilo parecido, pero sólo si esto hace que la noticia suene más interesante. Muchos periódicos locales son aburridos. Si el artículo es imaginativo, la gente lo leerá.
Quién, qué, dónde, cuándo y por qué
Toda nota de prensa debe responder a estas cinco preguntas.
¿Qué pasará?
¿Quién lo hará?
¿Dónde pasará?
¿Cuándo pasará?
¿Por qué pasará?
Utilicen palabras sencillas y frases cortas
Deben procurar que las noticias sean fáciles de leer. Eviten los argots y tengan cuidado con las abreviaturas.
Concéntrese en los hechos
Si quieren que el material se publique regularmente, deben tener mucho cuidado con los hechos de que hablan y, especialmente, con los nombres y las siglas a que hacen referencia. No digan nada que no quieran decir o que no puedan demostrar.
Después del primer párrafo del artículo, deben colocar los hechos en orden descendente de importancia (comiencen por los más importantes). Un artículo debe responder siempre a las cinco preguntas anteriores.
Usen citas
Toda nota de prensa tendría que incluir una cita, ya que ésta hace que las historias sean más vivas al referirlas a alguien en particular. La cita puede ser bastante simple: «pasar a la siguiente ronda es un gran estímulo para los chavales. Nos entrenaremos mucho para este partido».
Las citas pueden servir también para transmitir opiniones que podrían parecer fuera de lugar, dado que las noticias son, supuestamente, sobre hechos. Una frase que diga:
«Unos jóvenes escriben un manifiesto para quejarse de la gran cantidad de dinero que el Ayuntamiento gasta en publicidad inútil», suena mal, hay demasiada opinión donde esperamos hechos…
En cambio:
«Los jóvenes se quejan de la cantidad de dinero que el Ayuntamiento gasta en publicidad. ‘La publicidad no lleva a ninguna parte’, dijo el líder de los jóvenes, Juan García, ‘el dinero podría gastarse mejor dando formación a los jóvenes del barrio'».
Esta frase suena mucho mejor y es más positiva dado que propone un uso alternativo del dinero.
Traten de hacer, al menos, un par de citas en sus artículos y pongan una al principio entre las primeras cuatro o cinco frases. Vigilen la puntuación, ¡las comillas pueden confundir!
Qué presentación debe tener un comunicado para la prensa
Tamaño/longitud. Intenten que la nota de prensa ocupe una hoja. Si ocupa más, grapen todas las hojas. Usen sólo una cara del papel. Utilicen papel standard, el mejor es «Din A4».
Papel con membrete. Si pueden, usan papel con el membrete del grupo. Si no tienen, hagan constar el nombre de la asociación en la parte superior. Muchos grupos tienen papel especial para las notas de prensa.
Fecha. En todo comunicado, deben poner siempre la fecha.
Título. Usen titulares simples que den una idea del contenido. Puede servir un resumen de la primera frase. También pueden dejar que el redactor piense un título atractivo Escríbanlo en mayúsculas. Dejen un buen espacio en blanco en la parte superior para que los periodistas puedan añadir instrucciones.
El primer párrafo. El primer párrafo es crucial ya que determina si el lector continuará o no leyendo. Éste ha de tener, como mucho, dos frases y la primera debe contener cuatro de los cinco elementos (Quién, qué, cuándo…)
Los otros párrafos. Redacten párrafos cortos y fáciles de leer. Dejen siempre un par de espacios entre cada párrafo. Continúen usando los cinco elementos.
Mecanografiado. Utilicen, siempre que sea posible, la máquina de escribir o el ordenador para las notas de prensa, será más probable que las lean. Dejen un espacio de 3,5 cm. a cada lado del texto. Escriban a doble espacio para que los periodistas puedan corregir el texto. Entre párrafo y párrafo, tendrían que dejar cuatro espacios. No subrayen, porqué se entenderá como una instrucción para imprimir en cursiva.
Numeren las páginas. Numeren las páginas con una referencia en la esquina superior derecha.
Ej: Fiesta en la Casa de Juventud 1,
Fiesta en la Casa de Juventud 2, etc.
Fin. Al final del último párrafo, escriban FIN.
Nombre y número de teléfono. La prensa quizá quiera hablar con ustedes del artículo: estén disponibles.
Material gráfico. Si tienen material gráfico, pónganlo a su disposición. Si les proporcionan fotografías, adjunten una hoja de papel con el título de cada foto y otros detalles. Los periódicos acostumbran a desconfiar de las fotografías que reciben y prefieren usar sus propios fotógrafos para evitar falsificaciones u otros problemas; por lo tanto, si piensan que alguno de sus actos permitirá obtener buenas fotos, digánselo.
De todas maneras, los periódicos locales agradecen sobremanera que les faciliten el artículo y las fotografías.
Asociación Juvenil El Faro
Nota de Prensa
22 de noviembre
FIESTA EN LA CASA DE JUVENTUD
La Asociación Juvenil El Faro organizará una fiesta para recaudar fondos el próximo lunes (24 de noviembre) en la Casa de Juventud. El dinero se destinará a la compra de libros para la biblioteca.
Se ha prestado a colaborar desinteresadamente el famoso grupo de rock TAL. Han confirmado su asistencia diversas personalidades de la ciudad.
