Toda reunión debería tener algún tipo de orden del día. En algunos casos, el orden del día deberá pensarse y elaborarse, cuidadosamente, con antelación; en otros, no hace falta tenerlo hasta el inicio de la reunión. En cualquier caso, si no se dispone de un orden del día, es fácil que la reunión, después de largas discusiones, concluya con muchos temas sin resolver.
El primer paso debería ser, decidir cuáles son los puntos que se deben debatir.
Decidir qué es importante.
Empezar haciendo una lista de todas las cosas que los miembros del grupo quieren discutir. Si se elabora el orden del día al inicio de la reunión, es conveniente escribir las principales ideas en una hoja de papel grande, de forma que la gente pueda ver lo que está ocurriendo. Dense un poco de tiempo para pensar sobre los puntos que convendría discutir. A continuación intenten escribir cada idea en una de estas cinco columnas:
– Fácil: en esta columna apuntaremos aquellos asuntos que son claros, sobre los cuales se puede tomar una decisión rápidamente
– Delicado: aquellos temas que precisarán ser debatidos durante largo rato antes de que el grupo se forme una opinión.
– Necesidad de más información: aquí anotaremos aquellos temas de los que no se dispone de suficiente información.
Antes de colocar un tema en esta columna, comprueben que nadie ha obtenido la información que necesita y que, efectivamente, no pueden discutir ese tema hasta la próxima reunión. Asegúrense, siempre, de que alguien va a buscar la información necesaria.
– No es nuestro problema: es para aquellos casos en los que el grupo no puede hacer nada. Si esto ocurre, intenten asignar el asunto a alguien cuyo trabajo sea ocuparse de estos temas. Asegúrense, de nuevo, de que sea un miembro del grupo quien haga esta tarea.
– Para información: colocaremos en esta columna, los temas sobre los cuales no se debe decidir nada pero sobre los que la gente de la asociación precisa estar informada.
Una vez distribuidos los temas en estas cinco columnas, pueden tener una idea de qué tratar en la reunión.
También es importante preguntarse sobre la «urgencia» de un tema. Se debe tomar la decisión…
¿AHORA?
¿PRONTO?
¿MÁS TARDE?
Así, siempre se pueden dejar algunas decisiones para futuras reuniones. Nunca tomen una decisión únicamente porque el tema es urgente; a veces es mejor tener en cuenta si es importante en vez de si es urgente.
Llegados a este punto, ya es posible preparar el orden del día de la reunión.
Elaborar el orden del día
A continuación encontrarán un ejemplo de orden del día para enviar antes de una reunión. Al elaborar el orden del día atender las siguientes pautas:
Pensar detenidamente el orden en que se van a tratar los puntos (en este caso, los cortos primero, luego los sencillos, y finalmente los más largos y delicados). Se ha dejado un espacio al final por si justo antes o durante la reunión se plantea algún tema nuevo o urgente.
Cada tema debe tener fijado un tiempo para la discusión, según su importancia.
De alguno de los puntos se puede recordar la situación actual (como información, para tomar una decisión al respecto, etc.). Al lado de algunos se pondrán las iniciales del encargado de realizar la tarea.
Se dejará un margen a la derecha para que se puedan escribir las decisiones que se toman o las acciones que hay que emprender. De esta manera, con una simple mirada, se puede saber quién hace cada cosa.
Aquellos puntos sobre los que se necesita más información están señalados con las iniciales de las personas encargadas de conseguirla. Así, dado que este orden del día se envía antes de la reunión, cada asociado recordará lo que tiene que hacer.
Ejemplo de orden del día
Reunión mensual del Comité de la Casa de Juventud.
Miércoles 11 de enero, a las 8 de la tarde en la Casa de la Juventud
| Orden del día | Tiempo | Acciones |
| 1. Disculpas | 2 min | |
| 2. Aprobación de la orden del día. | 5 min | |
| 3. Aprobación del acta anterior | 5 min | |
| 4. Temas pendientes | ||
| Excursión (LM) | 2 min | |
| Mesa billar (AS) | 2 min | |
| 5 Correspondencia (TR) | 10 min | |
| 6. Estado de cuentas (JT) | 5 min | |
| – Cartilla de ahorro (a decidir) | ||
| 7. Concurso de baile (LM) | 5 min | |
| 8. Recortes presupuestarios del Ayuntamiento, Informe (PG) | 10 min | |
| Efectos para la CDJ y acciones a emprender | 30 min | |
| 9. Miscelánea | 10 min | |
| 10. Fecha de próxima reunión | 2 min | |
| 11. Evaluación de la reunión | 10 min |
1. Disculpas de los ausentes. Se mencionan los nombres de las personas que han notificado que no asistirán a la reunión.
2. Repaso del orden del día. Los socios que han confeccionado el orden del día le explican y el resto, si cree preciso hacer algún cambio lo proponen. Por ejemplo, la adición de algún tema al punto «miscelánea».
Si el grupo elabora el orden del día durante la reunión, lo hará en ese momento, asegurándose de que se toma nota de quién se encargará de recabar más información. Si el grupo decide repartir tareas, p.e. quién levanta acta, quién hace de presidente, etc., también deberá tratarse en este punto.
3. Aprobar el acta de la última reunión. Se lee el acta de lo que ocurrió en la última reunión o se comprueba que los socios tienen una copia y la han leído. Seguidamente, el grupo tiene que confirmar que no se ha producido ningún error y aprobarla. Es interesante dejar a los miembros del grupo una copia escrita de las actas, al menos una semana antes de la reunión, ganarán tiempo y a la vez les recordarán los compromisos adquiridos.
4. Cuestiones pendientes. En este apartado se hablará de los temas pendientes del acta anterior. Por ejemplo, podrían haber decidido realizar una excursión y LM era el encargado de organizarla; es bueno comprobar cómo van las cosas.
Cualquier tema importante debe tener un apartado propio en el orden del día; por ejemplo, la amenaza del Ayuntamiento de recortar los presupuestos. Es conveniente incluir en el orden del día una lista de temas que pueden surgir durante la reunión.
5. Correspondencia. Debe leerse cualquier carta que el grupo reciba. Según su importancia deberán tener su propio punto en el orden del día.
6. Estado de cuentas. Aquí es donde el tesorero informa del dinero que se tiene (o que no se tiene) y de las perspectivas para el futuro. En nuestro ejemplo, hay que tomar, además, una decisión: cuánto dinero se va a poner en una cartilla de ahorro.
7. Concurso de baile. Un punto fácil que será tratado rápidamente.
8. Recortes presupuestarios del Ayuntamiento. Es el punto principal del orden del día, por eso es al que se le ha dedicado más tiempo (40 minutos). Para que el debate sea más ágil, alguien (PG) se ha comprometido a reunir toda la información y a presentarla al inicio mediante un breve informe.
9. Miscelánea. Se dedican unos minutos a tratar aquellos temas que tienen menos importancia. En asambleas y reuniones más formales este punto se llama «ruegos y preguntas».
10. Fecha de la próxima reunión. Intenten fijar siempre la fecha de la próxima reunión cuando todavía está todo el mundo presente.
11. Evaluación de la reunión. Algunos grupos dejan 5 ó 10 minutos al final de las reuniones para evaluarlas: cómo han ido las discusiones, si se ha seguido el tiempo, etc. Esto ayuda al grupo a trabajar mejor en la próxima ocasión.
Si es posible, la gente debería tener el orden del día (con una copia del acta anterior) una semana antes de la reunión, para saber qué temas van a tratarse y poder formarse una opinión. Además sirve también de recordatorio de la convocatoria. En este caso, alguien debe decidir de antemano el contenido de la reunión siguiendo las sugerencias de los miembros. En grupos formales lo hacen el secretario y el presidente, pero no hay ninguna razón para que otros miembros del grupo no puedan hacerlo.
Si el grupo es un comité de una casa de juventud, es aconsejable poner una copia del orden del día en el tablón de anuncios para que otros miembros puedan ver qué sucede y puedan expresar su opinión al comité.
Lista de cosas que hay que hacer antes de la reunión
– Reservar la sala de reuniones (comprobar que el número de sillas es correcto, que tienen las llaves, etc.).
– Preguntar a los miembros del grupo qué quieren discutir y entonces preparar el orden del día.
– Enviar el orden del día (para recordar a la gente el lugar, la hora, los temas, etc.) y cualquier otro documento necesario.
– Comprobar que los miembros hayan hecho aquellas cosas que se comprometieron a hacer.
– Poner el orden del día en el tablón de anuncios para que otras personas puedan hacer comentarios al respecto
