Los actos públicos son útiles para obtener o medir el apoyo sobre un tema. Sin embargo, como el resto de métodos mencionados, deben hacerse bien para que tengan éxito. Los actos públicos mal organizados o mal concebidos pueden hacer que pierdan apoyo y confianza.
Para qué sirven
El primer paso es tener claro para qué quieren organizar un acto público, quién quieren que venga y qué quieren conseguir. Todo esto influirá en cómo organizarlo. A continuación enumeramos algunas razones para celebrar actos públicos:
– averiguar qué entiende la gente por temas importantes.
– discutir y planificar qué tipo de acción es necesario emprender.
– explicar sus puntos de vista sobre determinadas cuestiones, quizá como forma de comenzar o seguir una campaña.
– formar un grupo de acción.
– la publicidad.
– escuchar y/o confrontar a expertos y asesores.
– mantener asociaciones democráticas y abiertas mediante la celebración de asambleas generales anuales, etc.
Planificación del acto
Después de decidir qué queremos que pase, es necesario trabajar en su planificación. Piensen también en el tono de la reunión, ¿quieren que sea formal o informal? etc.
Generalmente, los actos públicos tienen cuatro partes:
1. El Inicio
– saludo
– breve explicación de los motivos del acto
– exposición de las líneas generales del funcionamiento de la reunión
2. El desarrollo
– parlamentos/declaración del grupo
– otros parlamentos; por ejemplo, de un político o un funcionario
– comentarios y preguntas de los asistentes
3. El final
– sugerencias y resoluciones sobre las acciones a emprender
– exposición de las conclusiones; resumen de los puntos principales de la reunión según su propio parecer
– petición de fondos, de socios, etc.
– detalles para próximas reuniones, etc.
4. La sociabilidad
– conversar con la gente después de la reunión En la programación tienen que decidir quién hará qué y cuándo. Éstas son algunas de las tareas a destacar:
La Presidencia. La persona que preside la reunión debe:
– abrir la reunión y explicar sus objetivos
– presentar a cada conferenciante
– evitar que la gente se aparte del tema y mantener el orden de la reunión; por ejemplo, impedir que todo el mundo hable a la vez
– controlar el tiempo; no permitir que las intervenciones sean demasiado largas y garantizar la oportunidad de hablar a todo aquel que lo desee.
– estar pendiente del ambiente de la reunión; vigilar que la gente no se aburra.
– hacer que se cumpla el orden del día
– dirigir las preguntas a las personas que pueden o deben contestarlas
– clausurar y resumir el contenido de la reunión
El personal de organización. El objetivo es que la gente se sienta bien recibida y vea que todo está organizado; por tanto, es conveniente disponer de personal que muestre a los asistentes sus asientos y, si es necesario, ayude a mantener el orden.
Los conferenciantes. La gente se pone nerviosa cuando debe hablar delante de una audiencia numerosa; por consiguiente, es aconsejable repartir esta carga entre varias personas. Cuando presenten vuestros planteamientos, que una persona se encargue de exponer los antecedentes; otra, las soluciones; una tercera, la acción que quieren emprender, etc.
Si invitan a conferenciantes de fuera, como políticos, expertos, etc., avísenles con bastante antelación e infórmenles bien del tema que se discutirá. Denles un tiempo limitado o podrían dominar la reunión. Asegúrense de que estos conferenciantes saben dónde se celebra la reunión; si es necesario, mándenles un plano con el itinerario.
El secretario. Es conveniente que tome notas del desarrollo de la reunión, aunque éstas no sean tan completas como las del acta.
El refrigerio. Si quieren que la gente participe y se integre deben hacer que se aproximen, y esto se consigue mejor de una manera informal. Ofrecer un refrigerio, después de la reunión, puede ser una buena razón para que la gente se quede y charle.
La reunión preparatoria. Un día antes de la reunión, convoquen al grupo para comprobar que todo el mundo tiene claro su papel y que todo está preparado.
Resoluciones y mociones. Si quieren que la reunión sirva para emprender alguna acción concreta, deben preparar, previamente, una moción para que sea votada durante la reunión. A continuación un ejemplo de moción:
«La asamblea de la Casa de Juventud de Pradolargo lamenta el fracaso del Ayuntamiento en proporcionar equipamientos adecuados para los menores de 12 años de este barrio. La asamblea cree que este fracaso contribuye a incrementar el vandalismo en la zona, y expone a los niños/as a considerables peligros al obligarlos a jugar por las calles.
Proponemos al Ayuntamiento que recupere el solar contiguo a la Casa de Juventud y construya una área de juego adecuada».
Una buena moción debe:
determinar quiénes son los promotores de la moción (la asamblea de la Casa de Juventud de Pradolargo)
explicar por qué es necesaria la moción (vandalismo y peligros)
* hacer constar la postura correcta (tener un área de juegos) y si se exige emprender una acción, debe decir también:
– cuál es (construir una área de juego)
– quién la tiene que emprender (el Ayuntamiento)
Las mociones deben ser propuestas y pactadas antes de ser votadas por la asamblea; por lo tanto, es conveniente que dos personas se encarguen de hacerlo.
Cuando la moción ya ha sido votada y aprobada, pasa a llamarse resolución.
Hablar de resoluciones implica hablar, a su vez, de enmiendas. Una enmienda se lleva a cabo cuando uno o varios miembros de la asamblea proponen cambiar la redacción y el significado de una moción. Una enmienda debe:
– especificar qué palabras se añaden o se suprimen
– decir dónde deben cambiarse
– facilitar el nuevo texto
Por ejemplo:
Suprimir las palabras «recupere el solar contiguo a la Casa de Juventud» y añadir en su lugar las palabras «compre el terreno colindante con el Molino, en la calle Mayor».
Las enmiendas deben votarse. Si se aprueban, forman parte de la moción la cual deberá someterse a una votación final. Las enmiendas deben discutirse de una en una. Si se sugieren varias, se acostumbra a estudiar primero la última.
Duración. Traten de hacer reuniones breves; aproximadamente, de una hora y media. Si duran más de dos horas la gente dejará de prestar atención y se irá.
Listas de asistencia. Es útil llevar un registro de la gente que asiste al acto.
Venta de publicaciones. Si tienen libros y boletines para vender, monten un tenderete. Éste también puede servir además para que la gente que está interesada en la asociación pida información; es más fácil ir al tenderete y preguntar que dirigirse, personalmente, al presidente.
Recaudación de dinero. Si quieren recoger dinero, deben colocar huchas en las salidas.
Películas, diapositivas y similares. Si en lugar de tener muchos conferenciantes, se proyecta una película apropiada (que sea corta) los actos, a menudo, resultan más interesantes. Por ejemplo, si la asociación pretende que se limpie y arregle el parque, puede mostrar imágenes de lo que quiere conseguir. Con este tipo de métodos facilitarán la tarea de los conferenciantes. Tengan preparada la pantalla, una sala adecuada para la proyección de películas, los enchufes, etc. y así ¡evitarán muchos bochornos!
* Hora y lugar
La hora – traten de fijar una hora que sea conveniente para la mayoría de la gente. Deben asegurarse que la reunión no coincide con programas populares de la televisión, con partidos de fútbol u otros acontecimientos sociales. Si tienen conferenciantes invitados o esperan la visita de algún político, piensen qué horario será el más oportuno para ellos. La hora habitual para comenzar los actos es entre las 19.30 y las 20 horas. Lo más importante: organizar el acto con la antelación suficiente.
El lugar – dependerá de la gente que piensen que asistirá. Si creen que vendrá poca gente, la reunión podría hacerse en una casa particular. Si la asistencia ha de ser grande, reserven una sala apropiada para reuniones. Calculen que siempre asistirán menos personas de las que esperaban; es muy difícil sacar a la gente de casa para ir a un acto público. En una sala grande cincuenta personas pueden parecer y sentirse perdidas, en cambio, en una pequeña serán multitud. En general, las salas pequeñas y llenas de gente contribuyen a que las reuniones sean más vivas.
Por último, al reservar una sala averigüen cuándo podrán disponer de ella, dónde deben recoger las llaves, qué facilidades ofrece, por ejemplo, ¿hay suficientes sillas? y quién deberá limpiarla después. Soliciten confirmación, por escrito, de la reserva.
* Publicidad
Folletos – se distribuyen por el barrio, por tiendas, etc. Deben ser atractivos para estimular a la gente a venir al acto y, a la vez, informar del tema que se tratará. Recuerden que deben poner el horario, el lugar, la fecha y quiénes son los organizadores. Para que la gente lo sepa con suficiente antelación, es recomendable que los folletos se repartan seis o siete días antes de la reunión (tampoco antes porque podrían olvidarse).
Carteles – coloquen unos cuantos carteles en tablones de anuncios, escaparates, etc. Pongan un cartel a la entrada de la sala de la reunión.
Periódicos – publiquen un artículo en el periódico local. Pueden, incluso, poner un anuncio.
De boca en boca – quizá la mejor manera de conseguir una buena audiencia; mediante el contacto personal, la gente sabe a qué se compromete.
* En la reunión
Lleguen pronto. A menudo, la gente se presenta bastante antes de la hora prevista. Asegúrense de que todo está preparado; inevitablemente, siempre hay alguien que se olvida algún detalle.
Coloquen las sillas de la manera que más les convenga. Si es posible, traten de crear un ambiente informal: no sitúen a los conferenciantes en una tarima. Coloquen las sillas del público lo más cerca posible de los conferenciantes.
Asegúrense de que la gente es acogida correctamente y de que los conferenciantes invitados son atendidos debidamente.
Empiecen puntualmente. Produce una buena impresión.
Tengan a punto una botella de agua y algunos vasos para los conferenciantes.
Estén atentos al ambiente de la reunión; el presidente debe vigilar si la gente se aburre.
Traten de que las intervenciones sean breves y se ciñan al tema.
Asegúrense de que los asistentes comprenden la acción que se ha decidido emprender y cómo pueden ellos colaborar.
Intenten terminar pronto, sobre todo si consideran que es importante que, al final, la gente pueda reunirse informalmente.
Recójanlo todo y den las gracias a los responsables de la sala, en especial si quieren utilizarla otro día.
* Seguimiento
En la siguiente reunión del grupo conviene hacer un balance del acto público para analizar que se puede aprender sobre los temas tratados o sobre la organización.
Publiquen una nota de prensa.
Si hay gente que se ha ofrecido para realizar algo, háganlos trabajar cuanto antes o su entusiasmo decaerá.
No olviden las otras tácticas.
