El lugar donde se celebren las reuniones tendrá una gran influencia en la productividad del grupo. Si necesitan crear un ambiente en el cual todos se sientan cómodos y dispuestos a trabajar, éstos son algunos puntos a tener en cuenta:
– El tamaño:
Si la sala de reuniones es grande y tiene eco, la gente se puede sentir un poco perdida y aislada. Una habitación pequeña es, a menudo, adecuada porque causa la impresión de que la reunión está muy concurrida, lo cual crea un ambiente informal. Si es demasiado pequeña también puede haber muchos problemas.
– La distribución:
Algunos grupos prefieren poner únicamente sillas; otros, sentarse alrededor de una mesa, para hacer que la reunión sea más formal y a la vez tener sitio donde poner los papeles y tomar notas. Si se quiere fomentar la participación es mejor poner las sillas en círculo que en filas.
– La temperatura:
Es un factor importante en el éxito de la reunión; si el ambiente es demasiado frío, la atención de la gente se distraerá y, si es demasiado caluroso todos se adormecerán. Si el ambiente está cargado tendrán dolor de cabeza y estarán muy susceptibles.
– El ruido y las interrupciones:
No es una buena idea reunirse al lado de una discoteca o un local parecido. Intenten conseguir un sitio que sea, razonablemente, silencioso y en el que no haya gente yendo y viniendo que interrumpa continuamente. Por esta razón eviten las salas y habitaciones que tengan teléfono.
– Los refrigerios:
Un café u otra bebida es de agradecer durante una larga y tediosa reunión y, también, es un buen pretexto para disminuir la tensión y los nervios.
– El acceso:
El lugar debe ser de fácil acceso. Piensen que, además, deben entrar: no se olviden las llaves.
