Personalmente
Antes de solicitar la información deben estar resueltas las etapas 1-3 de la sección anterior. Esto significa:
Preparar las preguntas. Durante una entrevista, posiblemente surjan nuevas preguntas, pero no improvisen.
Comprobar quién es la persona adecuada
Pensar qué les pedirán a cambio de la información.
Si no han realizado nunca una entrevista, es necesario practicar con algún miembro del grupo, dejándole que juegue el papel del experto.
Pensar en cuánto tiempo necesitarán.
Concertar la cita. Elegir un día y un lugar que sean adecuados para la persona que van a entrevistar. Conseguirán mejores resultados si los entrevistados se encuentran cómodos.
Algunas reglas básicas para la entrevista:
Empezar explicando quiénes son y por qué solicitan su ayuda. Deben presentarse de la mejor manera posible. La apariencia y los modos pueden ser cruciales en ese momento.
Preguntar al entrevistado si le importa que tomen notas o graben la reunión. Es fácil olvidar lo que se ha dicho si no se toman notas. Algunas personas puede que no digan todo lo que quisieran si anotan datos. La grabación puede crear susceptibilidades.
Les interesa oír lo que les dicen, por lo tanto eviten hablar demasiado. Después de la introducción limítense a preguntar.
Escuchar. A menudo es difícil estar completamente pendiente de lo que está diciendo el entrevistado. Es útil tomar notas breves.
Intentar formular las preguntas que han preparado según lo que la persona les vaya diciendo. Esto significa recoger alguno de los puntos que ha suscitado e incluso utilizar sus mismas palabras.
Si hay alguna cosa que no han entendido, no dejen de pedir aclaraciones.
Al final, es aconsejable resumir lo que se ha dicho.
No se olviden de dar las gracias a la persona que les ha atendido y preparar el terreno por si la necesitan en otra ocasión.
Después de la entrevista, repasarán sus notas y verificarán que todos los puntos han quedado claros y con respuesta.
Este tipo de entrevista puede ser bastante formal. A menudo se consigue más información encontrándose casualmente con alguien.
Por carta
Si no pueden hablar con el experto en persona o no tienen la suficiente seguridad, escríbanle. A veces es mejor conseguir información por escrito ya que, después de una entrevista es más fácil negar que se ha dicho determinada cosa.
La clave, al escribir una carta, se halla en poner al experto en la situación de tener que contestar lo que quieren.
Por lo tanto, las preguntas deben ser claras. Traten de ser precisos y educados (no conseguirán nada con cartas insultantes). En el ejemplo siguiente hay un plazo para la respuesta -lo normal son dos semanas-. Procuren no presionar demasiado.
Técnico de Juventud
Ayuntamiento de Morciellas
87004 Morciellas
25 de marzo de …
Querido amigo,
Tenemos conocimiento de que el Ayuntamiento efectuará recortes presupuestarios en los programas de vacaciones para niños y niñas. ¿Podría informarnos cómo afectará esto a nuestra asociación? Sobre todo quisiéramos saber:
1. ¿Cuántos monitores podremos contratar?
2. ¿Qué subvenciones tendremos para material? Este año ha sido de 500.000 ptas.
3. ¿Realizará la publicidad del programa el Ayuntamiento?
4. ¿Quedará afectado el programa del centro de tiempo libre?
Nos sería muy útil tener esta información para nuestra próxima reunión de la Junta Directiva que tendrá lugar el 14 de abril.
A la espera de sus noticias, reciba un cordial saludo.
La carta debe estar escrita a máquina ya que así, parece más oficial y es más fácil de leer; también es útil y da buena imagen usar papel con membrete. Sin embargo, una carta de este tipo escrita a mano (un toque personal) puede dar buenos resultados; también se pueden escribir cartas personales a los políticos.
Deben guardar siempre una copia de las cartas que han mandado para tener constancia de lo que han dicho exactamente y para escribir de nuevo si no obtienen respuesta.
Es útil mandar copias de la carta a las personas que quieren tener informadas de lo que hacen.
Si no obtienen respuesta o si la carta que les remiten no les satisface, intenten avanzar. Si la persona a quien han escrito no puede o no quiere ayudarles, diríjansen a su superior; por ejemplo, escriban al jefe del servicio de juventud si han escrito al técnico de juventud.
Verificaciones que hay que llevar a cabo al escribir una carta
– el nombre y la dirección de quien manda la carta han de estar bien claros. – Debe poner la fecha. – Se habrán utilizado frases y párrafos cortos. – La redacción ha de ser clara y concisa. Hay que estudiar lo que se quiere decir antes de escribir la carta. – Si se solicita información, hay que formular preguntas. – Usar las palabras correctas. Deben evitarse los dobles sentidos. – Evitar el argot o la jerga técnica a menos que quien recibe la carta entienda del tema. – Si se necesita una respuesta rápida, hay que pedirla. – Hacer una copia de la carta. Siempre es útil y necesario disponer de un buen diccionario.
Por teléfono
Es ideal para conseguir respuestas rápidas. En el tiempo dedicado a una entrevista se pueden realizar muchas llamadas telefónicas. No obstante, aunque el teléfono es adecuado para las preguntas relámpago si quieren información detallada es mejor conseguir una entrevista o escribir una carta.
Llamar por teléfono a grandes instituciones puede ser frustrante; cuesta mucho llegar hasta la persona adecuada, en el departamento adecuado. Por lo tanto, hay que prepararse para largas esperas y para la repetición de las explicaciones. Si no consiguen hablar con quien quieren, aunque les cojan el recado o prometan llamarles, deben telefonear de nuevo.
Si les pone nerviosos llamar por teléfono, practiquen vuestra explicación un par de veces antes de llamar. En cualquier caso, deben preparar lo que quieren pedir. Para ello, es útil usar la lista que se da más adelante.
Deben tomar nota de lo que les digan y poner la fecha. A veces es útil poner por escrito la información obtenida, ya que puede incluirse en informes, etc. Se puede hacer mediante una llamada telefónica pidiendo la confirmación por escrito o mandando una carta, a la persona con quien se ha hablado, en la que se incluya una relación de los puntos de la conversación y cuando tuvo lugar.
Para usar bien el teléfono
Preparen de antemano lo que van a decir. Hagan una lista de las preguntas.
Confirmen con quién hablan y no dejen de identificarse inmediatamente (no quieren perder el tiempo hablando con la persona equivocada).
Amabilidad y cortesía. Como no se ven las reacciones de las personas que están al otro lado de la línea, es fácil dar una impresión equivocada o ser groseros. Aunque en algunos casos, esto puede ser una ventaja.
Una agenda de teléfonos puede ser muy útil. Después de llamar, anoten siempre el nombre y número de teléfono de la persona, y su extensión si la institución es grande.