La mayoría de asociaciones, tarde o temprano, deben salir a recaudar fondos; necesitan dinero para realizar campañas y llevar a cabo sus actividades. A veces, requiere más tiempo y energía conseguir que un ayuntamiento u otra institución adquiera un equipamiento adicional para una casa de juventud que ir vosotros mismos a recaudar el dinero para conseguirlo.
La recaudación de fondos puede ser un trabajo duro. También puede ser divertido. Tener éxito y pasárselo bien recaudando dinero es posible gracias a dos cosas: la suerte y la planificación.
Dirigir una campaña de recaudación de fondos es muy similar a organizar campañas como las que hemos visto en este manual. Se necesita una preparación cuidadosa, publicidad y gente. Las etapas básicas son:
1ª Etapa
Decidir para qué necesitan el dinero
En sus mentes pueden tener claro para qué quieren los fondos, pero puede que no sea tan obvio para la gente a quien piden el dinero. También deben considerar si el proyecto para el cual hacen la campaña atraerá al público .
2ª Etapa
Decidir cuánto dinero necesitan
Traten de enfocar las cosas a largo plazo, no piensen sólo en lo que necesitan para pasar las dos próximas semanas.
Consideren si el objetivo (la suma de dinero que quieren) es realizable. Piensen de nuevo si creen que pueden recaudar el dinero.
3ª Etapa
Formar un grupo para organizar la recaudación de fondos
La organización requiere tiempo y son necesarias algunas habilidades especiales, como ser capaz de administrar el dinero, escribir en la prensa/anunciarse, saber tratar a la gente. En la primera reunión tendrían que estudiar quién tiene experiencia para ello. Si nadie tiene los conocimientos adecuados, busquen a gente que les pueda ayudar. Puede que conozcan a alguien en otra organización local, que les dé un consejo e incluso que les preste una ayuda directa.
4ª Etapa
Decidir cómo quieren recaudar el dinero
Escojan lo que sea práctico y efectivo, olviden lo que parezca muy difícil y prometa pocos resultados. Algunas cuestiones que se tendrían que plantear son:
¿Necesitarán muchos actos para la recaudación de fondos o pueden conseguir lo que quieren con uno solo?
¿Pueden conseguir los recursos y la experiencia necesarios para realizar el acto? No sean demasiado ambiciosos si es el primer acto que organizan.
¿La manera de recaudar fondos se relaciona con el motivo por el cual están buscando dinero?
¿La gente que les ha dado dinero, ha recibido algún tipo de reconocimiento? Seguramente, querrán que en otra ocasión vuelvan a dar.
5ª Etapa
Planificación y preparación
Planifíquenlo todo cuidadosamente, traten de no dejar cosas al azar. Aunque hay muchas maneras de obtener fondos, los actos, de cualquier tipo, es una de las más habituales. Estas son las tareas principales que requiere la organización de un acto:
* Hacer el presupuesto. Analicen cuánto costará el acto; recuerden que deben incluirse los gastos de los anuncios, de la imprenta, de los alquileres y de cualquier producto y/o obsequio que tengan que comprar. Comparen los gastos con la suma que esperan recaudar.
* Escoger la fecha y la hora adecuadas. Planifiquen con tiempo la organización y la convocatoria. Averigüen si hay otros actos locales que puedan coincidir con el vuestro (pueden preguntarlo en el Ayuntamiento o en el periódico local).
Recuerden, también, los acontecimientos nacionales, como las finales de fútbol o el calendario de fiestas. Escojan una hora prudente; por ejemplo, no hagan celebraciones a la hora de comer o a las 7 h. de la mañana.
* Escoger el lugar. La gente ha de poder llegar fácilmente al lugar del acto. Es necesario un local o un espacio que pueda adecuarse a sus necesidades; que tenga lavabos, aparcamiento, etc. Tengan en cuenta las normativas de seguridad y de incendios en relación con la cantidad de gente que esperan.
* Dar a conocer el acto. Redacten una nota de prensa para el periódico y pongan un pequeño anuncio en la sección de la «agenda». Hagan carteles, folletos, etc.
* Dirigirlo. Es conveniente que una persona se encargue de supervisar y coordinar el acto para que las cosas no se hagan dos veces y para que las decisiones se tomen rápidamente.
* Buscar colaboradores. Confeccionen una lista de las tareas que hay que hacer y otra con la gente que les puede ayudar a hacerlas. No carguen a la gente con demasiado trabajo, traten de distribuir las tareas. Soliciten pronto la colaboración de la gente a fin de que no se comprometan en otras actividades el día del acto. Traten de darles una idea, tan clara como sea posible, de lo que quieren que hagan. Si las cosas están bien organizadas, es más probable que la gente arrime el hombro. Asegúrense de que tienen gente suficiente.
No olviden que pueden necesitar la colaboración de algún especialista, por ejemplo en primeros auxilios; en los grandes acontecimientos pueden solicitar la presencia de una ambulancia de la Cruz Roja.
* Otras consideraciones. Si se trata de un acto multitudinario o que puede suscitar alteraciones o inconvenientes, consulten con el Ayuntamiento.
* Asumir la organización . Confeccionen una lista que incluya además de todas las tareas, quién ha de realizarlas y cuándo.
Durante las semanas anteriores al acto necesitarán hacer diversas reuniones para comprobar que las cosas marchan y hacer frente a los imprevistos.
* Contratar un seguro. Comprobar que en caso de accidentes, robos, etc. tienen las espaldas cubiertas porque sino pueden perder más de lo que recauden.
6ª Etapa
Implicar a la gente del grupo.
Si el grupo de recaudación de fondos es un subgrupo dentro de un comité más amplio, informen a los demás sobre lo que se está haciendo. Mantengan, también, al corriente a los otros socios. Una buena parte del éxito de los actos destinados a recoger fondos depende de la publicidad que circula de boca a boca.
7ª Etapa
El día señalado
Aunque cada acto requiere tareas diferentes, existen algunas normas básicas para todos los actos; asegúrense que hay:
– un responsable para cada actividad y que todos saben como tratar los problemas que pueden surgir.
– alguien dedicado, exclusivamente, a la coordinación.
– un control estricto sobre el dinero; si esperan recibir mucho, deben organizarse para ponerlo a buen recaudo después del acto; ingresenlo en el banco cuanto antes.
– alguien preparado en caso de emergencia, alguien que sabe, por ejemplo, dónde están los extintores y que puede, además, hacer frente a las «pequeñas» emergencias, como cuando se están terminando los refrescos.
– suficiente tiempo para realizar la limpieza.
8ª Etapa
Realizar el seguimiento
Después del acto:
– agradezcan la colaboración de todos los que les han ayudado.
– publiquen la cantidad que han recaudado.
– convoquen una reunión del grupo para evaluar el acto: cuáles han sido los resultados y qué se puede aprender de cara al futuro.
– gasten el dinero en lo que habían dicho.
Bazar
Una de las maneras más comunes de recaudar dinero consiste en vender objetos, lo cual no requiere que el grupo invierta mucho dinero, pero sí que esté muy bien organizado. Esto es lo que necesitan:
Un local – Debería tener la mayor parte del equipamiento que necesitan, además de aseos y cocina/bar.
Un lugar para almacenar las mercancías – Cualquier local cerrado puede ser adecuado siempre y cuando no sea húmedo.
Equipamiento
Muchas mesas
Sillas
Casetas para ropa (si les prestan algunas) y colgadores para exponer vestidos
Cartulinas y rotuladores para hacer carteles
Etiquetas adhesivas para los precios
Chinchetas/cinta adhesiva/cordel
Bolsas grandes de plástico y cajas para recoger/almacenar/deshacerse de las mercancías.
Herramientas, como martillos/alicates/destornilladores
Colaboradores. Necesitarán gente para:
– recoger las mercancías
– seleccionarlas
– equipar el local
– asumir la responsabilidad de las casetas (al menos dos personas para cada una)
– recaudar dinero a la entrada
– vigilar y recoger el dinero de las casetas durante la venta
– encargarse de los refrescos
– tener preparados los primeros auxilios
– coordinar
– hacer publicidad de la actividad
Mercancías – Necesitan mercancía de buena calidad.
Los artículos que mejor se venden son la ropa (especialmente, ropa de cada día de buena calidad y ropa de niño), los libros, los juguetes y las antigüedades. Para conseguirlos, pídanlos a los amigos y familiares, y organicen, además, una recogida por todo el barrio. Para ésta última:
1. Repartan un folleto en las casas de la zona informando que llamarán para saber si tienen algún artículo que puedan pasar a recoger.
2. Recojan las mercancías el día y la hora señalados.
3. Seleccionen, sean estrictos y tiren las cosas que no se venderán. Distribúyanlas por grupos, por ejemplo:
– ropa de niño
– ropa de hombre
– ropa de mujer
– zapatos
– libros, etc.
4. Valoren los artículos, márquenlos baratos pero no los valoren por debajo de su precio. Lo mejor es ir a una tienda para tener una idea de los precios.
5. Si consiguen algún objeto realmente bueno, quizá valga la pena guardarlo y venderlo «como nuevo» o hacer una subasta; así podrán pedir más. Busquen a alguien que entienda de antigüedades para que les dé una idea de los precios de estos artículos, dado que podría ser mejor hacer una subasta o venderlos directamente a los especialistas.
Otras casetas – Consideren la posibilidad de montar una caseta de pastelería o de comestibles; si la gente no tiene objetos usados podrían pedirles este tipo de artículos. También podrían pensar en hacer un sorteo.
Organización. Tomen tiempo suficiente para organizar el local y las casetas. Normalmente, se necesita un día para prepararlo todo.
Hagan una reunión con todos los colaboradores para clarificar cualquier problema, tratar cualquier información de última hora y comprobar que todo el mundo conoce su trabajo.
Pidan a los colaboradores que estén en el local una hora antes de que empiece la venta.
Tengan preparado cambio para las casetas y para la entrada. En algunos bazares se cobra a la salida, como en los supermercados, en lugar de tener gente cobrando en cada caseta.
Tengan en cuenta la seguridad, es fácil robar en un bazar.
Es probable que no vendan toda la mercancía; por lo tanto, piensen en cómo dispondrán de ella o intenten que alguien la almacene hasta otra ocasión.
Obtener donativos
Este método de recaudación de fondos consiste en dirigirse a personas y organizaciones específicas y pedirles dinero. Hay cuatro grandes grupos que pueden ser donantes:
la industria y el comercio locales
las empresas y las entidades benéficas locales y nacionales
las administraciones públicas
las personas individuales
1.- Empresas, industrias y entidades benéficas. Cuando piensen a quién deben dirigirse, deben plantearse si la causa les puede interesar. Las entidades benéficas y las empresas suelen tener normas sobre a quién y para qué donar dinero. Puede ser necesario disfrazar un poco la causa para que sea más interesante. No pierdan el tiempo escribiendo a lugares donde es probable que no les hagan caso.
Al escribir una carta:
Sean breves y claros, traten de decir todo lo que quieren en una hoja A4 escrita por una cara.
Escríbanla a máquina para facilitar su lectura. Asegúrense de que la firma es clara.
Expliquen lo que hace el grupo, quién colabora y por qué, y qué proyectos tienen para el futuro.
Digan por qué el grupo necesita los fondos y cómo se gastaría el donativo, incluyan un presupuesto. Asegúrense que los números son correctos.
Presenten como un grupo especial; el donativo será mejor utilizado por ustedes que por cualquier otro grupo.
Dejen claro si han solicitado otras ayudas y si han recibido, hasta la fecha, otras donaciones.
Expliquen, cuando sea apropiado, lo que puede representar para la empresa o entidad que la donación se haga pública.
Deben dirigirse a la persona adecuada. Averigüen, por teléfono, quién toma las decisiones sobre las solicitudes.
Para confeccionar una lista de las empresas a las que se pueden dirigir, pregunten en su entorno, busquen anuncios y artículos en los periódicos locales y miren en las páginas amarillas y en el directorio de la cámara de comercio.
Respecto a las entidades benéficas que dan ayudas pueden consultar los directorios editados por los distintos protectorados, como por ejemplo:
Fundaciones culturales privadas inscritas en el registro del Protectorado del Ministerio de Cultura.
También pueden solicitar información en su propia comunidad autónoma, donde se encuentran inscritas las entidades benéficas de ámbito regional.
Los grupos de jóvenes también pueden dirigirse a su federación al Centro de Información Juvenil o al Consejo de la Juventud para conseguir información.
2.- Administraciones públicas. Las administraciones públicas a menudo ayudan a las asociaciones juveniles; la cantidad otorgada varía según la administración, el territorio, etc.
Muchas administraciones disponen de impresos especiales para realizar las solicitudes. El tipo de información que necesitan es:
quién concede subvenciones: ayuntamientos, cabildos, consejos comarcales, comunidades autónomas, etc.
quién o qué tiene derecho a subvención.
a quién debe dirigirse la solicitud. Busquen los cargos del tipo «coordinador de servicios personales» o «consejero, concejal o técnico de juventud».
cómo realizar una solicitud.
Para más información y asesoramiento, pueden consultar a la asociación al centro de información juvenil, o al consejo de la juventud.
3.- Personas individuales. Cuando se dirijan a personas para pedirles dinero, es conveniente redactar la carta en un tono coloquial y personal. Deben elegir cuidadosamente a sus candidatos. Un buen sistema es seleccionar el barrio donde piensan que es más fácil que la gente contribuya a la causa y mandar una carta personal a cada casa.
Otras ideas para recaudar fondos
Realizar pequeños trabajos. Hay muchas posibilidades. Por ejemplo:
– hacer de «canguros»
-limpiar coches
-trabajos de jardinería
Concursos. Actividades originales que pueden combinarse con colectas en la calle o fiestas. Por ejemplo:
– kilómetros de «duros»
– intentos de romper marcas o records
– competiciones fantásticas
Recoger objetos. Se pueden recoger sellos usados, periódicos y vidrio. Los sellos pueden venderse a los filatelistas locales y los periódicos y el vidrio a las empresas que los reciclan.
Actos sociales. Fiestas, meriendas, bingo, películas, conciertos, teatro, bailes. Si se quiere que tengan éxito, todos estos actos requieren mucho tiempo y organización.
Venta de cosas diversas. Muchos grupos recogen dinero vendiendo: comida, ropa, bolígrafos, postales, regalos.
Hay empresas especializadas en ofrecer a los grupos productos para recaudar fondos. El problema de este tipo de venta es que uno se expone a quedarse con los productos que nadie quiere y, en consecuencia, a perder los beneficios. Además, es necesario un gran desembolso inicial.
Asegurarse
La mayoría de grupos y asociaciones tienen alguna clase de seguro. Los tres tipos principales a considerar son:
1.- Seguro de responsabilidad civil. A veces se llama seguro a terceros y es obligatorio.
Si alguien se hace daño, por ejemplo, tropezando con una baldosa suelta que no ha sido reparada, o enferma gravemente debido a una intoxicación por una mala manipulación de alimentos, el grupo puede ser demandado por negligencia. Si ésta se demuestra, la indemnización puede ser muy alta
2.- Seguro de accidentes personales. Si uno de los socios o colaboradores tiene un accidente (no necesariamente por la culpa de ustedes) mientras participa en una actividad del grupo, puede que se le tenga que pagar una indemnización o los gastos sanitarios. No es obligatorio, pero muchos grupos sienten la obligación moral de contratar este seguro. Las actividades más peligrosas, como la escalada requerirán un seguro especial.
3.- Fuego, incendio y seguro a todo riesgo. Si la actividad que quieren realizar requiere la utilización de equipos valiosos o la venta de productos «caros», es prudente asegurarlos.
Los miembros de centros juveniles que están afiliados a una asociación de ámbito nacional, en general, pueden acogerse a seguros especiales que cubren estos riesgos. Para más información dirigirse a la asociación o federación.
