Archivar

Muchas asociaciones cometen el error de no guardar su documentación e información en orden. Por lo tanto, pierden mucho tiempo intentando recuperar una información que está frente a sus narices. Además, el hecho de pensar que tienen que encontrar esa información les produce tanto desánimo que no se molestan en buscarla, aunque, como consecuencia, sus campañas sean menos efectivas. Esta pequeña sección ofrece algunas maneras de guardar la información que permiten poder hallarla rápidamente cuando sea necesario.

Sistemas para archivar

Agendas de teléfonos y de direcciones. Sencillo pero eficaz, si se han puesto en contacto con una persona con la que les gustaría tratar otra vez, los treinta segundos que se necesitan para apuntar sus datos y su dirección en una agenda les pueden ahorrar mucho tiempo en el futuro.

Fichas. Sirven para tener resúmenes y detalles de diferentes temas y asociaciones. Son útiles ya que proporcionan información básica y son fáciles de usar.

Clasificadores de anillas. Para guardar cartas y otros documentos.

Archivadores. Muebles de diversos tamaños en los cuales se pueden archivar desde carpetas a cajas de documentos.

Un buen sistema debe ser:

Fácil de usar. No será utilizado solamente por la persona que archiva, otros miembros del grupo pueden necesitar los documentos y han de poder encontrarlos.

Una de las mejores maneras de archivar es por orden alfabético. Por otro lado, quizá les interese tener secciones especiales: contabilidad, actas de reuniones, correspondencia, etc. Es útil realizar un índice del archivo para poder ver enseguida los títulos

Pequeño pero lleno. Debe mantener una proporción de documentos que lo haga manejable; pueden tirar lo que no sirve. Sin embargo, deben guardar las actas de las reuniones y la correspondencia de varios años. Eviten tener copias o carpetas duplicadas a menos que sea realmente necesario.

Abierto. Los miembros del grupo deben tener fácil acceso al archivo. En algunas asociaciones parece como si el secretario lo guardara con su vida. Anoten siempre quién toma prestado algún documento para evitar que se pierda.

Estar al día. Archivar puede parecer una tarea rutinaria pero es con estas pequeñas cosas como se construye una organización.

No dejen que el archivo aumente demasiado, tiren lo que no les convenga enseguida. Ordenen el material por fechas: lo más viejo al final, lo nuevo al principio. Esto hace que el archivo sea manejable y fácil de consultar

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