Variar el tipo de reuniones

En las reuniones, es necesario variar, no solo para que la gente no se aburra, sino porque tareas diferentes requieren formas de trabajo diferentes. En este apartado hallarán unas cuantas técnicas que pueden ayudar a una asociación a trabajar mejor.

Reunión creativa o brainstorming

Es una manera de obtener ideas sobre un tema en un corto espacio de tiempo. No es tan difícil y duro como puede parecer.

Se anima a los componentes de la reunión a decir cualquier idea que se les ocurra, aunque sea absurda, extraña o extravagante. El objetivo es obtener el mayor número de ideas posible. Cada idea debe exponerse en dos palabras o en una frase. Todas las ideas se van escribiendo en una hoja de papel grande para que todos puedan ver las sugerencias hechas. Las ideas que vayan apareciendo no se discutirán ni criticarán en ese momento.

Cinco minutos después de que las ideas dejen de fluir, se cierra la lista y se empieza a trabajar.

Cuatro reglas para que la reunión creativa sea productiva:

1. Escribir todas las ideas que se obtengan.

2. No discutirlas en ese momento.

3. No juzgarlas. Todas las ideas son buenas.

4. Las repeticiones también valen, simplemente escriban la idea otra vez. Seguidamente, agrupen las ideas que sean parecidas e intenten extraer las mejores:

– beneficios y valores que aportan al grupo.

– posibilidad de realización de cada una de ellas.

– recursos que son necesarios para llevarlas a cabo.

Grupos pequeños

Para realizar trabajos muy específicos o si quieren que la gente comparta sus ideas, es mejor dividirse en grupos pequeños:

– de dos ó tres personas que, durante unos minutos, conversan sobre qué ideas ayudarían al grupo a trabajar mejor o sobre cualquier tema que haya sido tratado anteriormente.

Posteriormente informarán al grupo principal.

– de tres a siete personas, a quienes se les pide que hagan un determinado trabajo. Éstas tendrán instrucciones claras sobre el trabajo y sobre el tiempo que tienen para hacerlo.

Presentar informes

Cuando un grupo de personas se divide en pequeños grupos para realizar diversos trabajos, es necesario que, al acabar, presenten el informe de lo que han estado haciendo. Estas son algunas maneras de hacerlo:

– los miembros informan y alguien recoge sus ideas en un papel para que se puedan ver los puntos principales.

– los informes se escriben en grandes hojas de papel que son colgadas en la pared para que la gente las pueda leer. Posteriormente se pueden hacer copias o fotocopias.

– los informes se entregan a un grupo cuyo trabajo consiste en recopilarlos y resumirlos en un solo informe.

En estos casos es importante ser breve, estimulante y constructivo.

Prestar atención

Uno de los problemas principales de las reuniones es que, simplemente, no se escucha lo que dicen los otros. Escuchar es un trabajo duro pero es, también, una muestra de respeto y de interés hacia las ideas de los demás. Para escuchar bien, es útil intentar comprender los puntos de vista de las otras personas sin interrumpirlas demasiado pronto. Las técnicas más usuales son:

Verificar: «¿Puedo repetir lo que has dicho para ver si lo he entendido bien?».

Clarificar: «Me parece que lo que quieres decir es…»

Construir: «Tomando lo que has dicho, quisiera añadir…»

Dar apoyo: «Estoy de acuerdo en eso, …»

Parafrasear

Significa repetir con tus propias palabras lo que has oído y comprobar que, efectivamente, la persona que ha hablado ha dicho tal cosa. Parafrasear presupone haber prestado atención al orador. Esta técnica ayuda al grupo a llegar a un acuerdo y, también, a redactar las actas.

Atenerse al tiempo

Normalmente, en las reuniones, los grupos no se atienen al tiempo estipulado, dado que se habla demasiado o se suscitan temas que no estaban en el orden del día. Es tarea del presidente tratar de que las reuniones no sobrepasen el tiempo convenido, aunque a veces es difícil interrumpir a alguien para decirle que vaya más rápido o que termine ya. Es necesario establecer un tiempo máximo, de 2 ó 3 minutos, para cada intervención. Una vez transcurrido ese tiempo, deben preguntar al grupo si pueden seguir hablando. Igualmente, es una buena idea marcar, al empezar la reunión, el límite de tiempo para cada tema. Si es difícil interrumpir diciendo «se acabó el tiempo», se puede utilizar un reloj de cocina, ya que un timbre es impersonal y no puede tomarse como una ofensa.

Pausas

Es útil hacer una pausa para tomar café o algo similar para que la gente pueda relajarse. Una reunión se hace pesada si se tiene que trabajar durante un largo período de tiempo sin interrupción. También, es conveniente hacer un alto en el trabajo si la gente está muy acalorada defendiendo sus opiniones o si están aburridos o no atienden a lo que se dice.

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