Tener cuidado con el dinero

Si el grupo quiere trabajar bien debe tener mucho cuidado con el dinero. Para ello debe:

– Planificar lo que va a gastar y lo que va a ingresar.

– Tener unas reglas de administración del dinero para que todo el mundo sepa lo que se hace con él.

Prever los gastos y los ingresos

Es importante planificar la economía para poder disponer de dinero en metálico en el momento en que lo necesitemos. Algunos puntos importantes que hay que recordar:

– Hacerse una idea de cuánto dinero se va a ingresar en un período concreto (3 meses, 1 año), y de cuándo se prevé que va a entrar. Tan pronto como se sepa cuándo llega, ya se puede pensar en cómo gastarlo.

– Calcular, con anticipación, el coste de las cosas que quieren hacer; así, si no tienen dinero suficiente, podrán recortar el presupuesto en aquellos temas menos importantes o urgentes, o intentar conseguir ese dinero extra que necesitan.

– Vigilar los cambios de los precios. El coste puede darles un susto si no van con cuidado.

– Utilizar un presupuesto para cada actividad, limitando la cantidad de dinero que pueden gastar en cada una, si no se puede perder el control del gasto.

Principios básicos para administrar bien el dinero

La gente es muy susceptible cuando se habla de dinero y alguien puede desconfiar y ver malicia o mala intención en los encargados de administrarlo. Además, existe una cuestión legal; los responsables de una asociación lo son, también de las deudas que ésta genere. Por estas razones, las asociaciones deben hacer un esfuerzo por manejar el dinero con sensibilidad y honestidad. No sólo tienen que ser honrados sino que, además, tienen que parecerlo. Se pueden seguir estas reglas:

1. Registrar los ingresos y los gastos en los libros de contabilidad y darlos a conocer a los miembros del grupo.

2. Justificar todos los gastos con facturas o recibos para que nadie dude de lo que se ha hecho con el dinero. Entregar también recibos para el dinero ingresado.

3. Separar el dinero que entra del que sale. Se evitan confusiones.

4. Tener un sistema de administración claro. Nombrar un/a tesorero/a que asuma esta responsabilidad.

5. Elaborar presupuestos para que la gente sepa cuánto puede gastar.

6. En las reuniones, solicitar informes periódicos sobre el estado de las cuentas.

7. Si disponen de talonario de cheques, arreglar las cosas de forma que, para sacar dinero del banco, sean necesarias las firmas de dos personas.

8. Hacer auditar los libros de contabilidad una vez al año por una persona que no sea del grupo.

9. Ingresar el dinero en el banco. Evitar el desorden.

El/la tesorero/a

Las tareas del tesorero son:

– Encargarse de administrar el dinero de la entidad.

– Pagar las facturas.

– Tener informados a los miembros del grupo del estado de las cuentas.

– Ayudar a planificar las actividades que provoquen ingresos y gastos.

– Preparar la contabilidad para el auditor y para la Asamblea General Anual.

– Cobrar las cuotas de los miembros.

El/la tesorero/a es la persona que está en contacto con el dinero y, en algunas asociaciones, puede ser muy poderoso. Dejen siempre claro que el tesorero está allí para ayudar y aconsejar al grupo, no para tomar, él, las decisiones.

Dado que los asuntos pecuniarios inspiran recelo, deberían buscar alguien que:

– sea de confianza; que sepan que administrará el dinero honestamente.

– sepa sumar y restar. No necesita ser un genio de los números; la contabilidad es simple si alguien les enseña cómo llevarla.

– esté comprometido en las actividades de la asociación. No cojan a nadie por el simple hecho de que «sabe de números».

– sepa de qué trata el trabajo y tenga tiempo para dedicarse.

A aquellas asociaciones y a aquellos tesoreros que no sepan gestionar los fondos, les será útil contactar con otras entidades que tengan experiencia en hacerlo. Como ya hemos dicho, la contabilidad puede ser muy descorazonadora, pero destinar media hora de tu tiempo a hablar con una persona con experiencia puede ser muy beneficioso.

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