Redactar actas y realizar el seguimiento

Podemos ahorrar tiempo y esfuerzos si ponemos las cosas por escrito. La memoria suele jugar malas pasadas; en un grupo se aprecia, frecuentemente, que sus miembros tienen ideas diferentes sobre lo que se habló en una determinada reunión y sobre lo que se acordó hacer.

¿Qué son las actas?

Denominamos «actas» a la relación por escrito de lo acontecido en una reunión. Éstas deben reflejar:

– dónde y cuándo se celebró la reunión.

– quién asistió y quién no.

– los puntos del orden del día, las decisiones adoptadas y el nombre de las personas encargadas de su realización. También se anota cualquier comentario u opinión que los miembros quieran que se incluya.

Si damos un vistazo rápido al acta de la reunión de la Casa de Juventud, que a modo de ejemplo incluimos a continuación, podemos apreciar que:

– los puntos son cortos y precisos. Si fueran demasiado largos, nadie los leería. Con todo, deben ser comprensibles para aquellos que no estuvieron presentes en la reunión.

– siguen el mismo esquema y numeración que el orden del día (ver ejemplo anterior). Así se evitan muchos errores.

– las decisiones tomadas quedan bien marcadas. SE ACUERDA* es fácil ver «quién hace qué». La columna de ACCIÓN, sirve para que la gente pueda ver, rápidamente, qué tiene que hacer.

– las actas deben ser imparciales y honestas.

Normalmente, las actas no son firmadas por el presidente hasta la reunión siguiente, una vez que han sido aprobadas por todos los miembros del grupo (ver punto 3 del orden del día). A continuación, se archivan en un libro especial para que no pueda haber ninguna duda sobre lo que aconteció.

Acta de la reunión del Comité de la Casa de Juventud, celebrada el miércoles 11 de enero, a las 8 de la tarde en dicha Casa.

Asistentes: Álvaro Sánchez, Luisa March, Tomás Ruiz, Juana Torres, Pilar Garcés, Juan Gil, Pedro Reyes.

1. Disculpas

Marta Pérez y Claudio Sierra se disculpan por no poder asistir

2. Aprobación del orden del día

Se aprueba el orden del día, después de alargar unos 10 minutos la discusión sobre los recortes presupuestarios.

Pedro acepta redactar el acta y enviar el orden del día de la próxima reunión. Pilar presidirá la reunión

– Puntos propuestos para la próxima reunión:

Programa de deportes; se necesitan ideas nuevas.

Cierre del Café-bar «Presto», se necesitan más datos sobre las razones que lo motivaron.

3. Aprobación de las Actas de la última reunión

Se aprueban las Actas de la reunión celebrada el 10 de diciembre.

4. Temas pendientes

(a) Excursión: Luisa informa que 35 personas se han apuntado a la excursión y han pagado la inscripción. La reserva del autocar ya se ha realizado. Saldrán de la Casa de Juventud a las 8 de la mañana del sábado 24 de enero.

El Comité se muestra satisfecho con la respuesta recibida y agradece a LM el trabajo que ha realizado.

(b) Mesa de billar: se ha encargado una nueva tela y Álvaro espera instalarla en un par de semanas.

5. Correspondencia

La única carta recibida hace referencia al recorte presupuestario del Ayuntamiento y se trata más adelante por separado.

6. Estado de cuentas

Juana informa que hay 120.000 ptas. en la cartilla de ahorros y 300.000 ptas. en la cuenta corriente, el total se considera positivo para la época del año en que estamos. SE ACUERDA no cancelar la cartilla de ahorros. En la cuenta corriente el interés extra ha sido positivo. No ha habido ningún problema de tesorería.

7. Concurso de baile

Luisa informa que aunque el equipo de la Casa no ha conseguido llegar a ninguna final, por lo menos se han divertido mucho. El Comité agradece, a través de Luisa, a Teresa Morgadas todo el trabajo realizado con dicho equipo.

8. Recortes presupuestarios

El Ayuntamiento ha dicho que reducirá la subvención a la Casa de 2.400.000 a 1.600.000 ptas. el año que viene. PG explica que parece ser que ocurrirá lo mismo con las otras Casas. Por el momento no van a cambiar la subvención dedicada a la contratación de animadores.

Después de un largo debate SE ACUERDA:

a) Dirigir una petición al Departamento de Juventud para que no recorte la subvención, dadas las especiales necesidades de la Casa, es decir, pedir que tengan en cuenta el trabajo de rehabilitación que se está llevando a cabo y las horas extras en que la Casa está abierta durante el día para acoger a los jóvenes desocupados. Pilar escribirá la petición.

b) Realizar gestiones con los concejales para ver que pueden hacer. Tomás y Pedro contactarán con estos.

c) Empezar a hacer planes por si acaso tenemos que buscar dinero por nuestra cuenta. Buscar subvenciones, recaudar fondos, etc. Juana y Álvaro informarán en la próxima reunión.

9. Otros temas. Ninguno

10. Fecha para la próxima reunión

11 de febrero, a las 8 de la tarde en la Casa

11. Evaluación de la reunión

Ha sido una buena reunión, hemos ido bien de tiempo y todos hemos realizado aquello que nos habíamos comprometido a hacer. El debate sobre los recortes presupuestarios ha dado muchas vueltas. Antes de la reunión tendríamos que haber pensado en posibles acciones.

Reunión finalizada a las 9.45 de la tarde.

¿Cómo redactar las actas?

La mayor parte de las actas se redactan, después de la reunión, a partir de las notas que alguien ha tomado de las intervenciones durante ésta. Se puede hacer de la siguiente manera:

1. Dividir una hoja de papel, en dos mitades, mediante una línea de arriba a abajo. Escribir solamente en la parte izquierda.

2. En cada punto, anotar quien habla y el tema que trata.

3. Escribir palabras clave o frases en vez de anotarlo todo palabra por palabra.

4. Repasar las notas después de la reunión y añadir puntos extra y comentarios en la columna de la derecha.

5. Redactar, definitivamente, las actas al acabar la reunión.

Durante la reunión, es probable que tengan que preguntar qué se quiere destacar como resultado del debate. Los secretarios, sobre todo si son tímidos, pueden encontrar que es una tarea difícil, pero vale la pena hacerla; no sólo porque se consigue que las actas sean más precisas, sino que además se obliga al grupo a ser claro en lo que dice.

Otra manera de tomar notas, es escribir frases y palabras clave en una hoja grande de papel, con un rotulador, mientras el grupo está trabajando. Esto implica al grupo en la realización de las actas. Al final de cada punto, éste tiene la posibilidad de resumir, en dos líneas, el lema del debate en el que todos estén de acuerdo.

Seguimiento

Intenten tener las actas y distribuirlas entre los miembros de la asociación tan pronto como sea posible, para que cada uno se encargue de hacer lo que prometió. La eficacia genera eficacia. Al menos una semana antes de la siguiente reunión, el/la secretario/a debería recordar los compromisos contraídos por cada miembro, en particular, si de aquellos depende tener la información necesaria para poder tomar una decisión sobre un tema.

El/la secretario/a

Muchos trabajos los tiene que hacer el/la secretario/a ya que éste/a es el «motor» del grupo. Éstas son las tareas que debería hacer:

Antes de la reunión

– Reservar la sala de reuniones (sillas, las llaves, etc.).

– Preguntar a la gente sobre qué quieren discutir y ayudar a preparar el orden del día (a menudo con el Presidente).

– Enviar el orden del día por correo.

– Comprobar que los miembros han hecho el trabajo a que se habían comprometido.

– Preparar los refrescos.

Durante la reunión

– Tomar notas para las actas.

– Tener la correspondencia preparada para la discusión.

Después de la reunión

– Asegurarse de que todo el grupo está de acuerdo con las decisiones tomadas.

– Redactar las actas, remitirlas a los miembros y archivarlas en el libro de actas.

– Realizar las tareas asignadas, como escribir cartas, etc.

Otras tareas:

– Tener al día una lista de todos los miembros con sus direcciones.

– Encargarse de todos los documentos y archivos del grupo.

– Prensa y publicidad.

Cuando hay mucho trabajo, es de sentido común repartir las tareas, por ejemplo tener un/a secretario/a para las actas, otro/a para los miembros, un/a responsable

Siguiente →