Ocho etapas para conseguir información

1ª Etapa

Antes de empezar a buscar, hay que saber aproximadamente qué se quiere conocer y el porqué
Antes de empezar a leer actas o de pedir consejo a un experto, es importante tener alguna idea de qué se está buscando porque si no, es posible que se obtenga un montón de información innecesaria y que se pierda mucho tiempo. Las preguntas que deben formularse son:

¿Qué importancia tiene la información para el trabajo del grupo?

¿Qué pasará si no se consigue dicha información?

Si la importancia que tiene la información es escasa, será necesario volver a pensar si vale la pena dedicar un tiempo a buscarla. Una manera efectiva de llegar a esta conclusión es respondiendo a las siguientes preguntas:

– ¿Cuál es el problema?

– ¿A quién afectará?

– ¿Dónde afectará?

– ¿Cuándo pasarán los acontecimientos?

– ¿Por qué sucederán?

y, – ¿Cómo pasarán?

Al buscar información, se debe tener presente quién tomará las decisiones y qué presión podrá ejercer para que las cosas vayan en el sentido que quiere el grupo. Hay que tener un guión escrito de las preguntas, ya que éstas pueden ser necesarias más adelante.

2ª Etapa

Encontrar quién o qué puede contestar las preguntas

Dada la diversidad de las fuentes de información, a veces es difícil saber por dónde empezar. En el transcurso de estas páginas se pueden encontrar algunas de las fuentes más útiles, en especial si la información que se quiere conseguir procede de la administración. Si no se conoce personalmente a alguien que pueda ayudarnos, lo mejor es empezar por el servicio de información local o el centro de servicios sociales. Si éstos no tienen la información que necesitan, al menos, les podrán indicar el camino a seguir.

Si, en este punto, se dan cuenta de que la información que necesitan es muy difícil de conseguir, deberán sopesar su importancia. Quizá puedan utilizar otra táctica.

Una vez encontrado quién o qué puede dar las respuestas, necesitarán conocerlo mejor para poder conseguir la contestación preferible.

3ª Etapa

Decidir cómo realizar las preguntas

Conseguir una u otra respuesta dependerá de lo que la gente opine del grupo y de lo que piense que van a hacer con la información. A veces es mejor decir que se representa a un grupo; otras, que se actúa individualmente. El método a usar dependerá del conocimiento que tengan de la persona u organización a la que solicitan la información. En caso de duda, utilicen el que les sea más fácil.

También hay que saber que actitud debe adoptarse. Por ejemplo, ¿hay que hacerse el «enterao» o mostrarse inocente? No hay reglas fijas, dependerá del interlocutor, pero ante todo no hay que mostrarse enfadado. La gente se pone a la defensiva ante una persona enfadada y, por lo tanto, no facilita mucha información. Un buen principio es pedir «consejo», principalmente si quien realiza las preguntas es joven.

Es necesario pensar en quién es la persona adecuada para hacer las preguntas. Si consideran que otra persona (que esté de vuestra parte y en quien puedan confiar), por ejemplo, un asistente social, obtendrá mejores respuestas, no duden en pedírselo.

4ª Etapa

Escuchar, observar y aprender

En las siguientes páginas hay consejos sobre cómo hacer preguntas efectivas. No hay que olvidar que debemos consultar a las personas que se verán afectadas por el tema que estamos tratando.

5ª Etapa

Cuando parezca que no se consigue avanzar, no abandonar

Dado que la información da fuerza al que la tiene, la gente a menudo no está dispuesta a dar muchas explicaciones por miedo a debilitar sus propias posiciones.

Por otro lado, el tipo de información -especializada- requiere mucho trabajo. Esto significa sumergirse en muchas actas o en directorios comerciales.

Puede que sea preciso tener algunos conocimientos técnicos extras antes de poder comprender lo que se lee o aprende. Si una persona o departamento se niega a facilitar información, no hay que abandonar: se puede intentar con otra persona o departamento, hasta que se consiga. Al final, vale la pena el esfuerzo sobre todo si la diferencia estriba en perder o ganar.

6ª Etapa

Una vez conseguida la información, ordenarla

Algunos encabezamientos que pueden usarse para ordenar la información son:

Historia. Qué ha sucedido hasta la fecha, cuándo empezó todo, porqué es importante este tema…

La naturaleza del problema. Cuál es el problema real, qué resultados provoca, a quién afecta…

Quién puede influir en las decisiones sobre el tema. Qué gente o grupos pueden hacer alguna cosa sobre el tema, quién o qué puede influir sobre ellos…

Cuál es la postura de la gente implicada. Qué postura tiene la gente que puede influir en la decisión, ¿pueden cambiarla?, ¿se puede implicar a otros grupos?

Vuestra solución. Cuál piensan que es la respuesta, qué significa en la práctica: a quién afectará y cuándo…

Una manera de organizar la información es redactar un informe. Siempre es mejor, se haga lo que se haga, dejar las cosas por escrito para poder ver las relaciones o conexiones que existen entre los hechos.

7ª Etapa

Aunque piensen que tienen la respuesta, hay que verificarla

¿La información es precisa? Seleccionen los hechos, aquellos sobre los que están seguros y aquellos sobre los que no lo están. Verifíquenlos. A menudo verán que sólo disponen de una parte de la historia. Cuando usen información para basar un caso es importante que ésta sea correcta.

¿Obtienen la respuesta a lo que querían? Es frecuente que se cambie la pregunta que intentan sea contestada.

Verifiquen las preguntas originales y, si es necesario, empiecen de nuevo.

Una nota de prudencia. Estén atentos a quién enseñan las cartas, no quieran dar a sus contrarios avisos innecesarios de lo que saben e intentan hacer. Además si han escrito algo falso sobre alguien podrían tener problemas.

8ª Etapa

Usar o guardar para un uso posterior

Cuando se toman decisiones sobre la utilidad de la información se debe pensar en el futuro trabajo del grupo, no sólo en el trabajo actual o las campañas. Si la información que tienen puede ser útil en el futuro, deben guardarla y saber dónde encontrarla. Sobre todo si se han tenido buenos contactos y hay gente que les debe un favor. No obstante, sean selectivos respecto a lo que guarden.

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