Casi cada día nos enteramos de que alguna asociación o institución ha publicado un informe. Hay informes sobre los temas más variados. A continuación damos los títulos de algunos informes recientes:
Informe del Senado sobre la violencia en el deporte.
Informe sobre la actitud de los españoles frente a los inmigrantes.
Uno de los informes más habituales de los grupos locales y de las asociaciones es su Memoria Anual, que expone lo que ha sucedido durante el año anterior. Los informes pueden tener 4 ó 400 páginas. A menudo, los informes más cortos son los más efectivos. Esta sección trata sobre como redactar los informes y como utilizarlos para hacer campaña.
Para qué sirven los informes
Un informe:
– les ayuda a clarificar sus planteamientos. Su elaboración les obliga a madurar cuidadosamente la posición.
– les da un espacio para hacer la exposición completa del planteamiento. Los folletos y los boletines tienen un espacio limitado.
– les proporciona publicidad.
– les hace ganar respeto. Si los razonamientos son buenos y precisos, la gente les tendrá en cuenta.
– obliga a los oponentes a repensar sus acciones y propuestas. Los informes meticulosos requieren respuestas meticulosas.
No obstante,
– elaborar un informe cuesta mucho tiempo. Quizá podrían utilizar mejor el tiempo. Además, redactar un informe puede retardar el ritmo normal de las cosas; a veces es necesario poder actuar rápidamente.
– la organización contra la cual están haciendo la campaña podría tener los recursos para sacar un informe o una estadística de réplica. Existe el peligro de liarse con cifras y detalles, y no expresar, en cambio, los argumentos políticos o los principios fundamentales.
– los informes deben ser buenos. Si los argumentos son fácilmente rebatibles porque no han «hecho los deberes», pueden perder terreno.
– otros métodos pueden ser más efectivos; por ejemplo, las estadísticas.
– los informes pueden revelar más de lo necesario sobre la manera de pensar. Una de las armas más importantes es la sorpresa.
– los informes pueden ser demasiado especializados para algunos miembros, por lo tanto, pueden crear divisiones.
– los informes extensos pueden salir muy caros.
El mensaje es claro: deben asegurarse de que necesitan un informe antes de perder mucho tiempo en su elaboración.
Informes y campañas
Un informe es sólo una parte de la campaña. Si no se combina con alguna de las otras tácticas sugeridas en este manual, es probable que no les lleve demasiado lejos. Es una manera útil de comenzar una campaña. Un informe es una buena base para la negociación, dado que a los responsables les gusta ver datos que refuercen los argumentos expuestos.
Cuando los informes formen parte de una campaña, deberán reflexionar cuidadosamente sobre lo que ponen en ellos, quizá les pueda interesar guardar algunos argumentos para más tarde.
¿A quién van dirigidos los informes?. ¿Quién quieren que lea el informe? La respuesta influirá en la manera de redactarlo y también, en el tipo de datos que vayan a incluir en él. Los informes se escriben, normalmente, porque se quiere tener éxito en algún tema. En consecuencia, generalmente, van dirigidos a aquellas personas que toman las decisiones, como concejales, consejeros, funcionarios del Ayuntamiento, etc. Es importante tener claro en quién deben influir (ver lobby), dado que los diferentes grupos quieren oír cosas diferentes. Por ejemplo:
– los políticos pueden estar más interesados en los principios generales y en el efecto político de un tema.
– a los funcionarios y técnicos quizá les cause mayor impresión los argumentos detallados, los datos y las cifras.
Un informe consta de:..- datos y cifras precisos; no los pongan si no está seguros.
– argumentos y opiniones; sobre sus puntos de vista o los de otra gente.
– consejos; sus soluciones al problema claramente definidas.
fotografías, planos y dibujos cuando sea necesario.
Los informes, normalmente, tienen un formato estándar:
1. Introducción
2. Historia y antecedentes
3. El problema, según la opinión de ustedes.
4. Debate
5. Resumen y Conclusiones
6. Apéndices
1. Introducción. Debe enmarcar el tema: el porqué el grupo está interesado en él y cuál es el problema. Puede ser útil decir lo que no es el informe.
2. Historia y antecedentes. Normalmente, los antecedentes se presentan ordenados temporalmente; explican cuándo empezaron a desarrollarse las cosas y qué ha pasado hasta ahora. Introduzcan citas si son útiles para el razonamiento. Se pueden conseguir de:
– actas del Ayuntamiento
– cartas que han escrito y respuestas que han recibido
– recortes de prensa
– otros informes
Cuando utilicen citas, indiquen siempre el origen, la fecha y el autor.
3. El problema según la opinión de ustedes. Hagan una exposición tan clara como sea posible del problema, utilizando cualquier prueba que hayan obtenido de informes, encuestas, entrevistas, etc.
4. Debate. Pueden describir un poco más sus recomendaciones, comparándolas con otros puntos de vista.
No tengan miedo de volver a resumir, al final, las ideas principales.
5. Resumen y conclusiones. Esta sección debe ser corta y estar bien centrada en un objetivo preciso, pero traten todos los temas esenciales. Mucha gente al leer este apartado quiere, simplemente, conocer los puntos más importantes; por lo tanto, facilítenles las cosas.
6. Apéndices. El apéndice (si es necesario) contiene todas las cosas que no encajan en la parte principal del informe. Pueden incluir detalles sobre la realización de una encuesta o datos aportados por otros grupos.
Pautas para elaborar informes
Cuando redacten un informe, los principales puntos a tener presentes son:
– que sea corto. Es poco probable que los informes largos se lean del todo.
– tratar de mirarlo con los ojos del lector.
– evitar el argot y las frases largas no sólo porqué se leen con más dificultad, sino porque además puede que mucha gente no lo entienda.
– variar la presentación; allí donde es posible, incluyan fotos, mapas, gráficos, etc., para mantener el interés del lector.
Cómo redactar un informe en grupo
Es necesario pensar, detenidamente, en la manera de redactar un informe. Si se encarga a una persona que lo escriba, puede suceder que no lo haga o que se apropie de éste, entonces puede reflejar más lo que piensa el autor que lo que cree el grupo.
Cuando un grupo se reúne para redactar algo, a menudo, escribir la primera línea puede costar una hora. ¿Cómo podemos redactar un informe en el que todos los miembros del grupo hayan tenido la oportunidad de decir lo que piensan?
1ª Etapa
El grupo decide por qué es necesario el informe. Después mediante el método de la «reunión creativa» se determinan los temas principales, las respuestas, los enfoques, etc.
2ª Etapa
A continuación, se discuten los resultados de la «reunión creativa» para decidir cuáles son las áreas esenciales. Traten de discutir los puntos generales; los detalles se pueden dejar para más adelante.
3ª Etapa
Se reparten las diferentes áreas entre el grupo. Cada persona, o grupo de 2 ó 3 personas, se puede encargar de redactar una sección del informe tomando como base las discusiones generales. Si el informe tiene que ser corto, un pequeño grupo puede hacerlo todo.
4ª Etapa
Los grupos pequeños aportan su trabajo al grupo grande. Las discusiones deberían ser sobre los detalles (los grandes temas ya se habrán tratado antes). Si hay desacuerdos importantes en el grupo, vuelvan a trabajar en grupos pequeños para buscar una solución.
No se queden en la redacción; lleven a cabo también la composición y la edición, decidan lo que harán con el informe, etc.
La edición del informe
Las etapas a seguir son similares a las explicadas, anteriormente, en la sección de boletines. Hay, no obstante, algunas cuestiones específicas para los informes:
Recuerden que al inicio deben incluir un resumen y una lista de recomendaciones.
Dispongan el informe de una manera clara; divídanlo en capítulos y apartados bien definidos. Usen subtítulos. La utilización de papeles de diferentes colores para los diferentes capítulos puede ayudar.
Traten de incluir diagramas, fotografías y dibujos, si sirven para complementar sus argumentos.
Piensen en la cubierta; una portada interesante anima al lector.
Consideren si numeran los párrafos; hacerlo facilita la discusión posterior del informe.
La utilización del informe
Mándenlos a aquellas personas a quienes pueda importar; la gente a quien están tratando de influir, los medios de comunicación y sus asociados.
Cuando hagan llegar el informe a los que toman las decisiones, adjunten una carta de presentación, razonando el porqué es necesario que lo lean y lo apoyen.
Traten de hacer un seguimiento personal (ver lobby).
Si el informe es largo, podrían editar una hoja de datos para distribuirla en el barrio o entre los socios.
Si mandan el informe a la prensa, hablen primero con los periodistas, destacando los temas importantes.
Respeten el calendario. Recuerden los plazos de la prensa y, como para el lobby, traten de publicar artículos al mismo tiempo que reciben el informe las personas que toman las decisiones, para que pongan más interés en él.
Combínenlo con otras técnicas.