Acordar unas pautas de trabajo

Deben ponerse de acuerdo en algunas reglas que faciliten el trabajo del grupo. Reglas que:

– Ayuden a organizar el trabajo; quién hace cada cosa, cuándo, por qué, dónde y cómo.

– Protejan a los más débiles; que aseguren que todos tienen ciertos derechos.

– Favorezcan la objetividad; las normas ayudan a que las discusiones sean menos personales y estén más centradas en los temas.

– Se esperan de los grupos; que muestren al mundo exterior que son responsables.

Las asociaciones cometen, a menudo, el error de intentar adoptar normas demasiado pronto. El resultado es que se rompe la principal de las reglas:

Cuántas menos reglas se tengan y más prácticas y fáciles sean, mucho mejor.

Las asociaciones acostumbran a tener un conjunto de reglas reflejadas en sus estatutos. Se trata de un documento formal que establece las características de la asociación y regula su funcionamiento:

NOMBRE de la asociación

OBJETIVOS: lo que va a hacer la asociación.

MIEMBROS: quién puede entrar, cuánto cuesta, qué derechos tienen, etc.

ADMINISTRACIÓN: cómo se eligen los responsables y las comisiones y cómo deben trabajar.

Los estatutos dan un «status» legal al grupo que sirve, por ejemplo, para abrir una cuenta corriente a nombre de la asociación.

Muchas asociaciones no consideran necesario tener estatutos y, generalmente, no son demasiado útiles para el funcionamiento diario. Por eso, es necesario establecer algunas «pautas de trabajo». En las asociaciones más formales éstas constituyen su reglamento interno.

Algunos de los problemas con que se van a encontrar son:

A. Cómo tomar las decisiones

Deberán concretar si el grupo toma las decisiones:

– por mayoría

– por consenso

– delegando la decisión a un subgrupo determinado o a un miembro.

A menudo, se dejan las decisiones sobre pequeños detalles en manos de un pequeño grupo, habiendo establecido, primero, unas pautas y unos límites sobre lo que pueden hacer. Sin embargo, lo más común es escoger entre el voto por mayoría (donde lo más votado es lo que prevalece) y el consenso (donde todas las decisiones se toman de común acuerdo).

Tomar una decisión por consenso no significa tomarla por unanimidad (estar todos de acuerdo), sino que todos tienen algo que decir y que todos deberán ceder en algo. Se llega a un consenso cuando cada uno es capaz de decir: «Aunque esto no es lo que yo personalmente quiero, por el bien del grupo, estoy dispuesto a apoyar y aceptar la decisión que se ha tomado». Si la gente no está de acuerdo, el consenso no se ha conseguido y el grupo tendrá que seguir buscando unas directrices en las que todos puedan ponerse de acuerdo.

La fuerza de las decisiones tomadas por consenso reside en que todos lo puntos de vista han sido escuchados y valorados. Sin embargo, cuando las diferencias entre los miembros son muy grandes, es difícil llegar a un acuerdo. Por esta razón algunos grupos adoptan una mezcla de técnicas; si tras un período de discusión no se llega a un acuerdo, se procede a la votación.

Otras maneras de tomar una decisión que también son frecuentes, pero que se han de evitar son:

Las decisiones tomadas por omisión: esto sucede cuando alguien sugiere una idea y antes de que nadie más opine sobre ésta, otra persona propone otra y así hasta que una de las ideas logra el apoyo de alguien. Sobre todas las ideas anteriores que han sido olvidadas, se ha tomado una decisión pero no de la forma correcta.

Las decisiones tomadas por precepto de la autoridad: significa que se deja que tome la decisión alguien con autoridad, como por ejemplo el presidente. Este método puede ser muy efectivo y rápido pero, también, puede ser un problema importante para grupos con estructuras democráticas. Si uno no ha participado en tomar la decisión, el interés por llevarla a cabo será menor.

B. Cómo distribuir las tareas

Las asociaciones más formales organizan el trabajo de sus miembros en categorías del tipo:

– Presidente

– Secretario

– Tesorero

– Jefe de prensa y publicidad

– miembros con una responsabilidad específica, como por ejemplo, secretaría social, territorial, etc.

Este tipo de organización tiene la ventaja de ser relativamente permanente; por tanto, cada persona encargada de una tarea puede especializarse y desarrollar sus habilidades.

Los inconvenientes son: primeramente, que la cantidad de trabajo que tienen que soportar estas personas puede ser muy importante y en segundo lugar que la acumulación de poder por parte de los tres miembros principales puede llevar a una situación poco democrática.

Una alternativa es que la presidencia y la secretaría de las reuniones sean rotativas. De esta manera el grupo, en su conjunto, se hace responsable de que las cosas se realicen y además se asegura una mayor integración de sus miembros.

Por último, se consigue un grupo más estable al evitar situaciones que pueden llevar al colapso, como cuando el presidente, u otra persona clave de la organización, abandona la entidad. No obstante, de la tesorería es mejor que se encargue una sola persona durante un período de tiempo largo.

Lo más adecuado sería establecer qué tareas llevaría mejor una sola persona (la contabilidad, las relaciones con la prensa) y cuáles podrían ser rotativas (la presidencia, la secretaría).

C. Cómo solventar diferencias

Es normal que en un grupo existan desacuerdos, pero si éstos no se solucionan se pierde mucho tiempo y acaban siendo fuente de disputas. Para hacer frente a este problema es necesario que exista un moderador o un grupo de gente que atienda los distintos argumentos y sugiera posibles compromisos o alternativas. Ésta es una de las tareas asignadas al presidente.

D. Cómo asegurarse de que se ha hecho el trabajo

Los principales problemas que se dan en un grupo de trabajo son el aburrimiento y la pérdida de tiempo que se produce cuando la gente no hace su trabajo. Es aconsejable no asignar nunca un trabajo a alguien que no tenga ni tiempo, ni ganas de hacerlo. Por eso, para trabajar los miembros de un grupo deberían seguir los pasos descritos en el apartado 3; en otras palabras, ha de haber mucha confianza.

Para conseguir que el trabajo se haga es útil tener unas buenas actas y a alguien que, entre reunión y reunión, se encargue de comprobar que cada miembro hace aquello para lo que se comprometió.

El/la presidente/a

En grupos formales, el/la presidente/a, es la persona central. Éstas son algunas tareas propias de su cargo:

Ayudar al secretario a preparar el orden del día.

Insistir para que todos hagan el trabajo que prometieron.

Empezar y llevar la reunión según el orden del día y el tiempo.

Solucionar desacuerdos.

Procurar que todos los miembros tengan la oportunidad de exponer sus puntos de vista.

Hacer seguir las reglas establecidas.

Fomentar que se tomen decisiones y acuerdos.

Ayudar a compartir el trabajo.

Representar a la asociación.

A veces, cuanto más trabaja una persona menos tienden a trabajar los demás. Esto va en detrimento del grupo que, en conjunto, pierde poder frente al presidente. Por ello, en algunas asociaciones el cargo de presidente se ocupa por turnos; en otras, el trabajo se divide en áreas especializadas.

Sugerimos que la entidad, como unidad, se responsabilice de su propia forma de trabajar. Los miembros del grupo han ser:

– Imparciales; cada cual es su propio árbitro

– Firmes; el grupo tiene ciertas normas y debe conservarlas.

– Sensibles; observar quién quiere hablar pero no puede conseguir la palabra, buscar posibles desavenencias, etc

– Comprometidos; con las ideas del grupo y con el ideario de la asociación. Por ejemplo, deben respetar la autoridad del grupo.

Siguiente →